Ban Xử lý Tranh chấp

 

Dẫn nhập

Trên thế giới, Ban Xử lý Tranh chấp là một hình thức xử lý tranh chấp ngoài Tòa án đang phát triển nhanh và trở nên phổ biến.

Thủ tục giải quyết tranh chấp thông qua Ban Xử lý Tranh chấp từ lâu đã được đưa vào các hợp đồng xây dựng mẫu quốc tế, chẳng hạn như mẫu Hợp đồng Xây dựng do Hiệp hội Quốc tế các Kỹ sư Tư vấn (FIDIC) ấn hành và cũng như quy định pháp luật của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam.

Để bắt kịp với xu thế hiện nay, việc hiểu rõ về quá trình hình thành, vai trò, cơ cấu tổ chức, quy trình thủ tục và giá trị pháp lý phán quyết của Ban xử lý tranh chấp là điều cần thiết, từ đó dễ dàng trong việc chọn lựa thủ tục quá trình giải quyết tranh chấp.

 

Các thuật ngữ có liên quan:  

Trong Bài viết này, cụm từ Ban xử lý Tranh chấp có cùng ý nghĩa với cụm từ Ban phân xử tranh chấp, Ban phòng ngừa và Giải quyết Tranh chấp, DAB, DAAB.

 

Lịch sử hình thành Ban Xử lý Tranh chấp

Có thể nói, Ban xử lý tranh chấp được hình thành cùng với sự phát triển của ngành xây dựng.

Vào những năm 1950, sự cạnh tranh giữa các Nhà thầu để trúng thầu dự án xây dựng hạ tầng công cộng ở Hoa Kỳ trở nên gay gắt, và các nhà thầu buộc phải chấp nhận mức lợi nhuận thấp hơn.

Trong khi đó, các dự án xây dựng thường trở nên lớn hơn và phức tạp hơn. Điều này làm tăng nguy cơ xảy ra các tranh chấp, bất đồng về tiến độ thi công, chi phí phát sinh do việc kéo dài thời gian hoàn thành.

Nếu tiếp tục giải quyết các tranh chấp hợp đồng xây dựng thông qua Tòa án hay Trọng tài sẽ gây ra nhiều hạn chế và bất lợi cho Các Bên, đặc biệt là nguy cơ làm gia tăng các chi phí tố tụng cũng như việc kéo dài thời gian để giải quyết tranh chấp.

Bởi vậy, việc hình thành phát triển một cơ chế giải quyết tranh chấp khác linh hoạt hơn, phù hợp hơn, ít tốn kém hơn và hiệu quả hơn so với các cơ chế giải quyết hiện hữu là nhu cầu bức thiết của tất cả các bên tham gia dự án.

Trong hoàn cảnh đó, Ban xử lý tranh chấp nổi lên như một phương thức giải quyết tranh chấp được nhiều người lựa chọn.

Ban xử lý Tranh chấp, một phương thức giải quyết Tranh chấp hiệu quả

 

Sự phát triển của Ban Xử lý Tranh chấp

Khi quy trình giải quyết Tranh chấp thông qua Ban xử lý Tranh chấp trở nên rõ ràng thì việc sử dụng Ban xử lý Tranh chấp ngày càng lan rộng trên toàn thế giới.

Vào năm 1995, Hiệp hội Quốc tế các Kỹ sư Tư vấn (FIDIC) đã xuất bản ấn bản đầu tiên “Cuốn sách màu cam”, giới thiệu khái niệm Ban xử lý tranh chấp như là một cơ chế giải quyết tranh chấp độc lập, ngoài tòa án. Năm 1999, FIDIC giới thiệu cả Ban xử lý tranh chấp thường trực và Ban xử lý tranh chấp đặc biệt (được thành lập khi xảy ra Tranh chấp). Ban xử lý tranh chấp khi đó bắt đầu sử dụng cho tất cả các dự án xây dựng lớn, phức tạp.

>>> Xem thêm các ấn phẩm Hợp đồng do FIDIC phát hành tại đây.

Ban xử lý Tranh chấp ngày càng được sử dụng nhiều hơn trong các dự án Đối tác công tư (Public-Private Partnership, PPP), cả ở cấp nhà tài trợ và phát triển dự án. Thậm chí, cũng đã có quy tắc giải quyết tranh chấp kết hợp được giới thiệu cho việc triển khai một số dự án lớn với có nhiều hợp đồng khác nhau, chẳng hạn tại Thế vận hội & Paralympic Luân Đôn 2012.

Ngày nay, các Ban xử lý tranh chấp phát triển một bước cao hơn với mục tiêu chủ động hỗ trợ các bên trong một dự án tránh các tranh chấp hoặc (nếu cần) giải quyết các tranh chấp một cách kịp thời và hiệu quả về chi phí.

Bởi vậy, Ban xử lý tranh chấp là một phần không thể thiếu của nhiều dự án xây dựng lớn trên toàn thế giới. Điều này khích lệ và cổ vũ các ngành công nghiệp khác như công nghệ thông tin, bảo hiểm, quốc phòng và sản xuất sử dụng Ban xử lý tranh chấp cho các hợp đồng lớn và phức tạp.[1]

 

Vai trò của Ban Xử lý Tranh chấp.

Trong Hợp đồng FIDIC 2017[2], vai trò của Ban phòng ngừa tranh chấp/Ban phân xử tranh chấp được đề cao hơn và đi xa hơn tất cả các phiên bản trước đó.

Ban xử lý tranh chấp được sử dụng để giúp các bên có thể ngăn ngừa hoặc vượt qua những mâu thuẫn hoặc tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Khi đó, nhu cầu thiết lập Ban xử lý tranh chấp thường trực để phòng ngừa các tranh chấp phát sinh được đặt lên hàng đầu.

Thậm chí, bộ Hợp đồng FIDIC 2017 còn cho phép sự đồng thuận của Các Bên hoặc Quyết định có hiệu lực của Tư vấn có thể được thực thi như một Quyết định của Ban xử lý tranh chấp và do vậy, khi Ban xử lý tranh chấp ra quyết định, nó có thể được Trọng tài yêu cầu bên có nghĩa vụ thực thi và Quyết định của Ban xử lý tranh chấp chỉ có thể được phủ quyết, thay đổi bởi Phán quyết cuối cùng của Trọng tài.

Tất nhiên, khi tham gia vai trò giải quyết tranh chấp, Ban xử lý tranh chấp cũng hoạt động khá tương đồng với vai trò giải quyết tranh chấp của Trọng tài, đặc biệt ở các khía cạnh như:

• nghĩa vụ giải quyết tranh chấp một cách độc lập, khách quan;
• tự quyết định và đưa ra phán quyết cuối cùng và ràng buộc các bên;
• theo trình tự thiết lập vụ việc, trao đổi, trình nộp chứng cứ, điều trần, và ra Quyết định.

 

Thời điểm Thành lập Ban Xử lý Tranh chấp

Ban xử lý tranh chấp thường được hình thành khi các bên ký kết hợp đồng. Vào thời điểm đó, các bên cũng tham gia thỏa thuận để thiết lập thành viên Ban xử lý tranh chấp. Tất nhiên, một Ban xử lý tranh chấp cũng có thể được thành lập bất cứ lúc nào nếu các bên đồng ý.

 

Thủ tục Thành lập Ban Xử lý Tranh chấp (theo FIDIC Pink Book 2010)

>>>Xem thêm Thủ tục thành lập Ban xử lý tranh chấp theo Hợp đồng FIDIC Pink Book 2010 tại đây.

 

Các chi phí phải thanh toán cho Ban Xử lý Tranh chấp

Các yếu tố để xác định chi phí của DAB một dự án là: số lượng thành viên của Ban xử lý tranh chấp, tần suất và thời lượng của các cuộc họp, loại và mức phí (ví dụ: hàng giờ, hàng ngày và phí đi lại) trả cho các thành viên Ban xử lý tranh chấp v.v.

Phí Ban xử lý tranh chấp thường sẽ bao gồm một số hoặc tất cả các thành phần sau:

• Giá hàng ngày: Các thành viên Ban xử lý Tranh chấp thường sẽ được trả một mức giá cố định hàng ngày cho các dịch vụ của họ như tham dự các cuộc họp và phiên điều trần, đi lại
• Giá theo giờ: các thành viên Ban xử lý Tranh chấp được trả một mức cố định theo giờ.
• Thời gian di chuyển
• Các chi phí được hoàn lại và điều chỉnh phí theo tỉ lệ lạm phát nếu dự án kéo dài nhiều năm.

E.g: Đối với một dự án có Ban xử lý Tranh chấp gồm 3 người, họp hàng quý và có thời hạn dự án là hai năm, chi phí trực tiếp và chi phí chung của Ban xử lý Tranh chấp có thể được ước tính đơn giản như sau.

Chi phí trực tiếp = [3 thành viên x 4 cuộc họp mỗi năm x thời gian 2 năm x phí hàng ngày cho mỗi thành viên] + [3 thành viên x 24 tháng x người giữ hàng tháng (nếu có) cho mỗi thành viên]

Chi phí chung = chi phí đi lại ước tính (bao gồm tiền vé, chỗ ở, etc) mà mỗi thành viên DAB phải gánh chịu trong 8 chuyến đi thăm địa điểm dự án và tham dự các cuộc họp[3].

Hiện nay, phí tiêu chuẩn dành cho thành viên Ban xử lý Tranh chấp được FIDIC kiến nghị là 3.000US$ khi tham dự họp hoặc dành cho 8 giờ mỗi ngày đối với nhiệm vụ khác[4].

Xem chi phí ước tính cho một Ban Xử lý Tranh chấp gồm 3 Thành viên đính kèm.

 

Tiêu chuẩn của Thành viên Ban Xử lý Tranh chấp

Được lựa chọn dựa theo kiến thức, kinh nghiệm và sự độc lập đối với các vấn đề của Dự án. Thành viên Ban Xử lý Tranh chấp thường bao gồm Kỹ sư, Nhà thầu, Kiến trúc sư, Tư vấn, Luật sư.

Để được lựa chọn là Thành viên Ban Xử lý Tranh chấp, cần đáp ứng các yêu cầu sau đây:

• Được Các Bên chấp thuận/phê chuẩn.
• Có kinh nghiệm và những kỹ năng cần thiết để giải quyết Tranh chấp liên quan.
• Không xung đột lợi ích
• Có thể thu xếp thời gian để tuân thủ với tiến độ

 

Số lượng Thành viên Ban Xử lý Tranh chấp

Thông thường, số lượng thành viên Ban xử lý tranh chấp bao gồm một đến ba thành viên được chỉ định, ghi chú trong hợp đồng tại thời điểm các bên tham gia hợp đồng, nhưng số lượng thành viên có thể nhiều hơn dựa trên quy mô dự án và thỏa thuận của cả hai bên.

Thành viên Ban xử lý Tranh chấp phải đảm bảo các tiêu chí là chuyên gia, hoặc thành viên của Hiệp hội FIDIC, hoặc Trọng tài viên, có trình độ chuyên môn và kiến thức pháp lý, có phong cách làm việc chuyên nghiệp và kinh nghiệm hơn 10 năm, có khả năng đọc, hiểu tài liệu hợp đồng xây dựng, có trình độ tốt, đạo đức nghề nghiệp để đảm bảo các quyết định minh bạch, trung lập, khách quan và công bằng.

 

Quyết định của Ban Xử lý Tranh chấp

Quyết định của Ban xử lý tranh chấp sẽ ràng buộc các bên cho đến khi tranh chấp này được đưa ra giải quyết trước Trọng tài. Các bên có nghĩa vụ bắt buộc phải tuân thủ nếu như không có thông báo không đồng ý (“un-satisfaction notice”) về quyết định của Ban xử lý tranh chấp. Việc không tuân thủ quyết định của Ban xử lý tranh chấp của một bên có thể gây thiệt hại cho bên còn lại và họ có thể yêu cầu bồi thường, bởi đây là sự thoả thuận của tất cả các bên. Vì vậy, bất kỳ sự không tuân thủ nào cũng thể hiện sự vi phạm hợp đồng.

 

Thời hạn ra Quyết định

Theo Điều 20.4 của Pink Book 2010 quy định rằng

 “ Trong vòng 84 ngày sau khi nhận được yêu cầu giải quyết tranh chấp, hoặc trong thời hạn được quy định cho Ban xử lý tranh chấp bởi các bên, Ban xử lý tranh chấp sẽ phải đưa ra quyết định và quyết định này sẽ được lập luận và sẽ trình bày theo quy định của điều khoản này.”[5]

Như vậy, thời hạn ra quyết định là 84 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu giải quyết tranh chấp.

Thời hạn để Ban xử lý Tranh chấp ra Quyết định theo quy định của Hợp đồng FIDIC 2017 cũng không có sự khác biệt. Tuy nhiên, thực tế ghi nhận thời hạn nêu trên chỉ là dự kiến và phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó phải kể tới

• Thỏa thuận của Các Bên về tiến trình thực hiện;
• Số lượng các Tranh chấp cần Ban xử lý Tranh chấp ra Quyết định;
• Việc hợp tác, trình nộp các hồ sơ, tài liệu mà mỗi Bên trình nộp.

 

Quy tắc sử dụng Giải quyết Tranh chấp

Thứ nhất, Cam kết tiết lộ các mối quan hệ có thể ảnh hưởng đến tính độc lập hoặc không thiên vị của các thành viên Hội đồng

Để bảo vệ uy tín và tính chính trực của Ban xử lý Tranh chấp, các thành viên Ban xử lý Tranh chấp phải tiết lộ bất kỳ lợi ích hoặc mối quan hệ nào có thể ảnh hưởng đến tính độc lập của họ hoặc không thiên vị hoặc tạo ra vẻ ngoài thiên vị hoặc thiên vị.

 

Thứ hai, Bảo mật

Thiết lập lòng tin và sự tin cậy với các bên tham gia hợp đồng là điều tối quan trọng trong quá trình giải quyết Tranh chấp thông qua Ban xử lý Tranh chấp.

Ban xử lý Tranh chấp phải đảm bảo cung cấp một môi trường bí mật và không chính thức, trong đó các bên ký kết được khuyến khích thảo luận và giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở thành tranh chấp.

 

Thứ ba, Tiến hành và liên lạc giữa các thành viên

Các thành viên Ban xử lý Tranh chấp phải tiến hành mọi hoạt động một cách khẩn trương, siêng năng, trật tự và công bằng.

Thành viên Ban xử lý Tranh chấp phải hành động trung thực, liêm chính và không thiên vị. Không được có thông tin liên lạc đơn phương giữa thành viên Ban xử lý Tranh chấp và một bên ký kết, trừ trường hợp được phép theo quy trình hoạt động của Ban tranh chấp hoặc theo thỏa thuận giữa các bên.

 

Thứ tư, Quy trình giải quyết của Ban xử lý Tranh chấp

Tất cả các cuộc họp và điều trần của Ban xử lý Tranh chấp phải được thực hiện theo các điều khoản hợp đồng hiện hành và quy trình hoạt động. Các khuyến nghị và quyết định của Ban tranh chấp phải được đưa ra nhanh chóng trên cơ sở các quy định của hợp đồng, luật hiện hành.

 

Quyết định của Ban xử lý Tranh chấp ảnh hưởng tới giải quyết Tranh chấp tại Trọng tài

Trong vòng 28 ngày kể từ khi Ban xử lý tranh chấp đưa ra quyết định, hai bên tranh chấp nếu không có thông báo không hài lòng về quyết định đó thì quyết định của Ban xử lý tranh chấp sẽ ràng buộc các bên. Một bên có nghĩa vụ nếu không thi hành thì bên kia có quyền “đưa việc không thi hành đó ra giải quyết tại trọng tài” theo Điều 20.7.

Tuy nhiên, nếu một trong hai bên đưa ra phản đối thì mọi chuyện sẽ không đơn giản như vậy. Khi đó quyết định của Ban xử lý tranh chấp sẽ được đưa ra giải quyết bằng trọng tài quốc tế theo quy định của Điều 20.6.

Câu hỏi đặt ra là, trong trường hợp một bên phản đối quyết định của Ban xử lý tranh chấp thì trọng tài có khả năng xem xét tính đúng sai của quyết định đó hay không? Một bên có nghĩa vụ nhưng không thi hành vậy trọng tài có ra quyết định cưỡng chế bên đó thi hành hay không? Câu trả lời rằng Trọng tài trong trường hợp này đều hiểu rằng việc đưa ra thông báo không hài lòng với quyết định của Ban xử lý tranh chấp chỉ là điều kiện để các bên đưa tranh chấp ra trọng tài chứ không làm mất hiệu lực của Ban xử lý tranh chấp. Nói cách khác, quyết định của Ban xử lý tranh chấp vẫn ràng buộc các bên chỉ là không còn là quyết định cuối cùng.

 

So sánh Ban Xử lý Tranh chấp với các phương thức giải quyết tranh chấp khác

Bài này sẽ chỉ ra điểm giống và khác nhau giữa phương thức giải quyết tranh chấp đó là Ban xử lý tranh chấp và Trọng tài.

Điểm giống:

• Hai phương thức này đều có nghĩa vụ bình đẳng, không thiên vị cho các bên trong và sau khi được chỉ định.
• Có tính bảo mật.
• Đều được trả phí dịch vụ giải quyết tranh chấp.
• Thường không chịu trách nhiệm do lỗi vô ý bằng các điều khoản loại trừ hoặc miễn trách nhiệm trong hợp đồng của các bên hoặc thông qua quy chế pháp luật hiện hành.
• Đều có quyền lợi và nghĩa vụ tạo ra sự công bằng, khách quan giữa các bên.
• Có nghĩa vụ phải tạo cho các bên một cơ hội hợp lý để trình bày trường hợp của họ và phản hồi trường hợp của bên còn lại.

Điểm khác nhau:

• Ban xử lý tranh chấp có nghĩa vụ tránh sự chậm trễ và những chi phí không cần thiết khi phát sinh.
• Ban Xử lý Tranh chấp có quyền hạn rộng rãi hơn trong các phiên điều trần (ví dụ Điều 7 Các quy tắc thủ tục FIDIC).
• Các quy tắc trọng tài hoặc luật hiện hành có thể (nhưng sẽ không luôn luôn) trao quyền cho trọng tài để thông qua các thủ tục tương tự như Ban Xử lý Tranh chấp.
• Ban Xử lý Tranh chấp có thể được trao quyền để đưa ra các ý kiến không ràng buộc các bên.
• Khoảng thời gian ra quyết định được rút ngắn hơn do rút gọn các thủ tục đôi khi sẽ không được cho phép trong trọng tài.

 

Quy định của pháp luật Việt Nam

Tại Việt Nam, thủ tục giải quyết tranh chấp bởi Ban xử lý tranh chấp được quy định tại khoản 2 Điều 45 Nghị định 37/2015/NĐ-CP.

Có thể thấy rằng, pháp luật Việt Nam quy định cho phép các bên giải quyết tranh chấp thông qua “Ban xử lý tranh chấp” và khẳng định thủ tục này là thủ tục hòa giải. Kết luận hòa giải được đề xuất cho các bên thời hạn 28 ngày để suy nghĩ. Nếu hết thời hạn trên mà không có phản đối từ các bên thì coi như các bên đã thống nhất và phải thực hiện theo kết luận hòa giải.

Nghị định 37/2015/NĐ-CP không quy định cho phép các bên thỏa thuận đưa kết luận đó ra trọng tài.

 

Những vấn đề cần cân nhắc khi áp dụng Ban Xử lý Tranh chấp tại Việt Nam

Thứ nhất, Khi đối chiếu các quy định về Ban xử lý tranh chấp của Nghị định 37/2015/NĐ-CP với mẫu hợp đồng FIDIC được áp dụng tại Việt Nam thì thủ tục giải quyết tranh chấp bởi Ban xử lý Tranh chấp có bắt buộc được hiểu là một thủ tục hòa giải hay không?

Việc khẳng định quyết định giải quyết tranh chấp của Ban xử lý Tranh chấp theo quy định của hợp đồng mẫu FIDIC là một thủ thục hòa giải chỉ chắc chăn khi có thỏa thuận của các bên. Hòa giải là kết quả thỏa thuận giữa các bên nhưng Ban xử lý Tranh chấp có quyền quyết định hiệu lực mà không cần có sự đồng ý của các bên. Như vậy, nếu các chủ thể muốn áp dụng FIDIC và không muốn dùng Ban xử lý Tranh chấp thì có thể thỏa thuận hủy bỏ điều khoản này. Nếu áp dụng như vậy thì thật đáng tiếc khi không sử dụng được lợi thế của Ban xử lý Tranh chấp cũng như các hội đồng trọng tài.[6]

 

Thứ hai, Các chủ thể kinh doanh cần chú ý khi tham gia quan hệ hợp đồng, nhất là quan hệ có yếu tố nước ngoài có áp dụng Ban xử lý Tranh chấp thì cần cân nhắc đến việc pháp luật của nhiều quốc gia cũng như trọng tài ủng hộ quan điểm quyết định của Ban Xử lý Tranh chấp phải được tôn trọng và thi hành ngay lập tức ngay cả khi một bên không đồng ý với quyết định này[7].

 

Liên hệ

Bất kỳ ý kiến đóng góp, hiệu chỉnh nào của độc giả đối với các nội dung trong bản tin này hoặc cần CNC hỗ trợ thêm, vui lòng gửi về:

CÔNG TY LUẬT TNHH CNC VIỆT NAM

Địa chỉ:            28 Đại lộ Mai Chí Thọ, Phường An Phú, Tp. Thủ Đức,

Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại:       (84) 28-6276 9900

Hot line:           (84) 916-545-618

Email:              contact@cnccounsel.com

Website:          cnccounsel

 

Phụ trách:

Luật sư Lê Thế Hùng | Luật sư Điều hành

Điện thoại: (84) 916 545 618

Email: hung.le@cnccounsel.com

Hoặc

Luật sư Nguyễn Thị Kim Ngân | Luật sư Thành viên

Điện thoại: (84) 919 639 093

Email: ngan.nguyen@cnccounsel.com

 

Miễn trừ:

Bản tin này được chuẩn bị hoặc được sử dụng vì mục đích giới thiệu hoặc cập nhật cho khách hàng những thông tin về những vấn đề và/hoặc sự phát triển các quan điểm pháp lý tại Việt Nam. Các thông tin được trình bày tại bản tin này không tạo thành ý kiến tư vấn thuộc bất kỳ loại nào và có thể được thay đổi mà không cần phải thông báo trước.

 

[1] Dịch từ Dispute Board Manual

[2] Xem thêm tại đây

[3]   Chapter 11: Cost and Fee, Section 3: Establishing Dispute Boards, Dispute Board Manual

[4] Xem thêm tại đây: FIDIC | Dispute resolution question & answer | International Federation of Consulting Engineers.

[5] Điều 20.4, Pink Book 2010

[6]   ICC case 16199 in, ICC Dispute Resolution Bulletin-Dispute Resolution Board under FIDIC contracts: Recent ICC award and commentary, International Chamber of Commerce, France, No.1/2015, p.52

[7] Nguyễn Thị Hoa, “Ban xử lý tranh chấp – Áp dụng mẫu hợp đồng FIDIC và kinh nghiệm cho Việt Nam”, Tạp chí nghiên cứu khoa học pháp lý.

https://tapchikhplvn.hcmulaw.edu.vn/module/xemchitietbaibao?oid=0546859b-170a-4415-8402-f161427890e1