Công ước Apostille chính thức có hiệu lực từ ngày 11/9/2026
Công ước Apostille được ghi nhận vào ngày 23/7/2026, khi Chính phủ ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (sau đây gọi là “Công ước Apostille”)[1]. Nghị định chính thức có hiệu lực từ ngày 11/9/2026[2].
Đây là bước ngoặt đáng chú ý đối với cộng đồng doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, đặc biệt trong các hoạt động góp vốn, mua cổ phần, thực hiện thủ tục đầu tư, xuất nhập khẩu, đấu thầu quốc tế và sử dụng giấy tờ công nước ngoài tại Việt Nam. Trước đây, giấy tờ công do cơ quan nước ngoài cấp khi sử dụng tại Việt Nam thường phải trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, làm gia tăng thời gian và chi phí thực hiện thủ tục.
Với Công ước Apostille, mục tiêu tối quan trọng của Công ước là đơn giản hóa việc công nhận giấy tờ công giữa các quốc gia thành viên. Theo đó, thay vì phải trải qua nhiều bước xác nhận (công chứng → chứng nhận cơ quan trong nước → hợp pháp hóa tại đại sứ quán/lãnh sự quán), thì giờ đây, giấy tờ chỉ cần một chứng nhận Apostille duy nhất do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ phát hành là đủ để được công nhận tại tất cả các quốc gia thành viên khác.
Điều kiện áp dụng miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Công ước Apostille
Không phải mọi giấy tờ, mọi quốc gia đều tự động được miễn hợp pháp hóa. Doanh nghiệp phải đáp ứng đúng và đủ 03 (ba) điều kiện cần đáp ứng sau đây, cụ thể:
- Thứ nhất, phải là “giấy tờ công” thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước Apostille, bao gồm:
(i) Giấy tờ tố tụng, thi hành án (bản án, quyết định của tòa án, viện kiểm sát, cơ quan thi hành án dân sự/hình sự, vi bằng của Thừa phát lại…);
(ii) Giấy tờ hành chính; văn bản công chứng; giấy tờ do cơ quan đăng ký kinh doanh, đăng ký đầu tư cấp; văn bằng, chứng chỉ; giấy tờ hộ tịch, lý lịch tư pháp…;
(iii) Tài liệu cá nhân tự lập (hợp đồng dân sự nội bộ chưa qua công chứng, thư từ thương mại thông thường) nếu chưa được Công chứng, chứng thực thì không thuộc diện áp dụng Công ước
- Thứ hai, Quốc gia cấp giấy tờ phải là thành viên Công ước Apostille và có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam (tức quốc gia đó không phản đối việc Việt Nam gia nhập). Với các quốc gia chưa là thành viên, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống vẫn được áp dụng song song.
- Thứ ba, Giấy tờ đã được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên cấp chứng nhận Apostille hợp lệ, không thuộc trường hợp bị từ chối tiếp nhận theo Điều 26 Nghị định 293/2026/NĐ-CP[3] (ví dụ: nghi ngờ giả mạo, Apostille đã bị hủy bỏ/thu hồi, không đúng thẩm quyền cấp…).
Khi đáp ứng đủ 03 điều kiện trên, cơ quan, tổ chức tiếp nhận tại Việt Nam không được yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, dù vẫn có quyền xác minh tính xác thực của chứng nhận Apostille khi cần thiết.
Trình tự, thủ tục theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP
1. Đối với giấy tờ công của Việt Nam cần dùng ở nước ngoài (xin cấp Apostille)
Theo Điều 12 Nghị định, hồ sơ đề nghị cấp Apostille được lập thành 01 bộ[4], gồm:
- Tờ khai theo mẫu (bản giấy hoặc mẫu điện tử tương tác).
- Giấy tờ công gốc cần chứng nhận (bản giấy) hoặc bản điện tử có chữ ký số hợp lệ (nếu nộp trực tuyến).
- Giấy tờ chứng minh tư cách người nộp hồ sơ (đại diện pháp luật, người được ủy quyền của doanh nghiệp).
Các bước thực hiện:
- Doanh nghiệp xác định loại giấy tờ có thuộc phạm vi cấp Apostille không.[5]
- Nộp hồ sơ tại Cơ quan cấp Apostille có thẩm quyền – theo cơ chế phân cấp, thẩm quyền có thể thuộc Bộ Ngoại giao được phân cấp cho UBND cấp tỉnh theo lộ trình cụ thể.
- Nộp trực tiếp, qua bưu điện, hoặc trực tuyến toàn trình qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia/ứng dụng định danh quốc gia.
- Cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp chứng nhận Apostille dưới dạng bản giấy hoặc e-Apostille (chữ ký số chuyên dùng công vụ)[6] khi Hệ thống thông tin Apostille đã vận hành đầy đủ.
- Thông tin Apostille được ghi nhận vào Sổ đăng ký điện tử (e-Register)[7] công khai để bên nhận ở nước ngoài tra cứu, xác minh.
2. Đối với giấy tờ công nước ngoài đã có Apostille, dùng tại Việt Nam
- Doanh nghiệp/nhà đầu tư nộp hồ sơ (kèm giấy tờ đã có Apostille) trực tiếp cho cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam.
- Cơ quan tiếp nhận không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ đã có Apostille hợp lệ từ quốc gia thành viên.
- Nếu nghi ngờ tính xác thực, cơ quan tiếp nhận có quyền tra cứu, xác minh qua Sổ đăng ký điện tử hoặc gửi yêu cầu xác minh đến cơ quan cấp Apostille của nước ngoài.
- Trường hợp giấy tờ bị từ chối tiếp nhận theo Điều 26, doanh nghiệp cần bổ sung hoặc thực hiện lại thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.
Các loại giấy tờ được miễn/giảm thủ tục — phạm vi cụ thể
Nhóm giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp Apostille (và ngược lại, giấy tờ tương ứng của nước ngoài được miễn hợp pháp hóa khi có Apostille) bao gồm chủ yếu:
- Bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra.
- Quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan thi hành án dân sự, thi hành án hình sự; vi bằng và văn bản do Thừa phát lại, Thừa hành viên lập.
- Văn bản hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
- Văn bản công chứng, chứng thực.
- Giấy tờ hộ tịch (khai sinh, kết hôn, khai tử…), lý lịch tư pháp.
- Văn bằng, chứng chỉ giáo dục.
- Giấy tờ liên quan đến đăng ký kinh doanh, đăng ký đầu tư do cơ quan có thẩm quyền cấp (ví dụ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, một số loại giấy phép).
Doanh nghiệp cần lưu ý: giấy tờ nội bộ doanh nghiệp chưa qua công chứng (nghị quyết HĐQT nội bộ, thư ủy quyền tự do soạn thảo…) thường không được coi là “giấy tờ công” và vẫn phải công chứng/chứng thực trước, sau đó mới có thể xin Apostille cho bản công chứng đó — không phải mọi tài liệu doanh nghiệp cung cấp đều tự động được miễn hợp pháp hóa.
Những lợi ích và bất lợi tiềm ẩn cho doanh nghiệp
1. Lợi ích
- Rút ngắn quy trình: từ 2-3 bước chứng nhận (cơ quan cấp → Bộ Ngoại giao/Sở Ngoại vụ → cơ quan đại diện ngoại giao nước tiếp nhận) xuống còn 1 bước cấp Apostille duy nhất, giảm đáng kể thời gian và chi phí cho hồ sơ đầu tư nước ngoài, hồ sơ đấu thầu quốc tế.
- Số hóa toàn trình: cơ chế e-Apostille và Sổ đăng ký điện tử (e-Register) giúp cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam tra cứu, xác minh trực tuyến ngay, không cần chờ xác nhận qua đường công văn giấy.
- Minh bạch hơn trong xác minh: cơ chế từ chối tiếp nhận[8] và trách nhiệm cập nhật tình trạng hiệu lực Apostille giúp hạn chế rủi ro giấy tờ giả mạo.
2. Bất lợi/rủi ro cần lưu ý
- Giai đoạn chuyển tiếp có thể gây nhầm lẫn: trong thời gian Hệ thống thông tin Apostille chưa vận hành đồng bộ, việc cấp Apostille tạm thời vẫn thực hiện bằng bản giấy, đồng thời thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống vẫn tồn tại song song đối với quốc gia không phải thành viên Công ước.
- Hồ sơ tiếp nhận trước 11/9/2026 vẫn theo cơ chế cũ: doanh nghiệp có hồ sơ đang xử lý cần rà soát ngày tiếp nhận để biết áp dụng quy định nào.
- Rủi ro bị từ chối tiếp nhận: nếu cơ quan cấp Apostille nước ngoài không đúng thẩm quyền hoặc Apostille đã bị hủy/thu hồi mà chưa cập nhật kịp trên Sổ đăng ký điện tử, hồ sơ doanh nghiệp có thể bị cơ quan Việt Nam từ chối và phải bổ sung.
- Cơ quan cấp phép cấp tỉnh có thể có cách hiểu, hướng dẫn thực thi khác nhau trong giai đoạn đầu áp dụng, do thẩm quyền cấp Apostille đang trong lộ trình phân cấp cho UBND cấp tỉnh.
Lộ trình triển khai
| Mốc thời gian | Nội dung |
|---|---|
| 23/7/2026 | Nghị định 293/2026/NĐ-CP được ban hành. |
| Trước 11/9/2026 | Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đã tiếp nhận tiếp tục giải quyết theo quy định cũ. [9] |
| 11/9/2026 | Nghị định chính thức có hiệu lực; bắt đầu áp dụng cơ chế Apostille. |
| Giai đoạn đầu sau 11/9/2026 | Cấp Apostille bằng bản giấy là chủ yếu; tiếp nhận hồ sơ trực tuyến qua Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Ngoại giao kết nối Cổng Dịch vụ công Quốc gia. [10] |
| Giai đoạn tiếp theo (chưa ấn định mốc chính thức) | Kích hoạt toàn diện e-Apostille, Sổ đăng ký điện tử (e-Register); phân cấp thẩm quyền cấp Apostille cho UBND cấp tỉnh theo tiêu chí cụ thể. |
Khuyến nghị cho doanh nghiệp: với các giao dịch, hồ sơ đầu tư có thời hạn gần mốc 11/9/2026, nên chủ động nộp sớm hoặc xác nhận trước với cơ quan tiếp nhận về việc hồ sơ sẽ được xử lý theo cơ chế cũ hay cơ chế Apostille mới, tránh bị động về thời gian.
Các câu hỏi thường gặp
1. Apostille là gì?
Apostille là một hình thức chứng nhận đơn giản, được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước La Hay 1961 cấp trên giấy tờ công, thay thế cho toàn bộ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước trước đây.
2. Nghị định 293/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày nào?
Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 11/9/2026. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tiếp nhận trước mốc này vẫn xử lý theo quy định cũ.
3. Doanh nghiệp FDI có bắt buộc dùng Apostille thay hợp pháp hóa lãnh sự không?
Chỉ áp dụng khi giấy tờ là “giấy tờ công” và quốc gia cấp giấy tờ là thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam. Với quốc gia chưa là thành viên, doanh nghiệp vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự theo thủ tục truyền thống.
4. Cơ quan nào cấp Apostille tại Việt Nam?
Thẩm quyền cấp Apostille cho giấy tờ công của Việt Nam thuộc Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) và có thể được phân cấp cho UBND cấp tỉnh theo lộ trình quy định tại Nghị định.
5. Công văn 9955/STP-BTTP là văn bản gì?
Đây là công văn ngày 06/8/2026 của Sở Tư pháp TP.HCM, đề nghị các tổ chức hành nghề bổ trợ tư pháp và UBND xã, phường, đặc khu Côn Đảo nghiên cứu, tổ chức thực hiện Nghị định 293/2026/NĐ-CP, ban hành trên cơ sở chỉ đạo của UBND TP.HCM tại Công văn 19435/VP-ĐN.
6. Giấy tờ nội bộ doanh nghiệp (chưa công chứng) có được cấp Apostille không?
Không. Chỉ giấy tờ công (đã qua công chứng, chứng thực, hoặc do cơ quan nhà nước cấp) mới thuộc phạm vi Apostille. Giấy tờ nội bộ chưa công chứng phải công chứng trước.
Kết luận
Sự ra đời của Nghị định 293/2026/NĐ-CP đánh dấu bước chuyển đổi có tính hệ thống trong lĩnh vực hợp pháp hóa giấy tờ công của Việt Nam, từ mô hình song phương, xác nhận kép sang mô hình đa phương, xác nhận đơn nhất theo chuẩn quốc tế của Công ước La Hay 1961. Đối với doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài, đây là một cải cách có lợi rõ rệt về mặt thời gian và tính minh bạch, nhưng không phải là sự thay thế toàn diện cho cơ chế hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống – hai cơ chế sẽ tiếp tục song song tồn tại, tùy thuộc vào quốc gia đối tác và loại giấy tờ cụ thể.
Phụ lục 1: Danh sách quốc gia thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam
Theo Thông báo của Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận Apostille, số liệu tổng hợp tính đến ngày 11/9/2026 như sau:
| Nhóm | Số lượng | Áp dụng Apostille |
|---|---|---|
| Bên ký kết Công ước Apostille (kể cả Việt Nam) | 130 | — |
| Trừ Việt Nam | 129 | — |
| Trừ Vương quốc Thái Lan (Công ước có hiệu lực từ 28/02/2027) | 128 | Chưa |
| Trừ 03 quốc gia đã phản đối việc Việt Nam gia nhập (xem Phụ lục 2) | 125 | Có |
Danh sách 125 quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam từ ngày 11/9/2026:
Phụ lục 2: Danh sách quốc gia chưa có quan hệ áp dụng Apostille với Việt Nam
Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 12 Công ước Apostille, trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày nhận được thông báo Việt Nam gia nhập (đến hết ngày 13/7/2026), một quốc gia thành viên có quyền phản đối việc gia nhập của Việt Nam. Với các quốc gia đã phản đối, Công ước Apostille không có hiệu lực giữa quốc gia đó và Việt Nam; giấy tờ trao đổi giữa hai bên vẫn phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo thủ tục truyền thống (Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP).
| TT | Quốc gia | Ngày phản đối | Căn cứ và hệ quả |
|---|---|---|---|
| 1 | Cộng hòa Liên bang Đức | 20/5/2026 | Phản đối theo khoản 2 Điều 12 Công ước; Công ước không có hiệu lực giữa hai nước. Thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP) — khoản 4 Điều 5 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP. |
| 2 | Cộng hòa Áo | 19/6/2026 | Như trên. |
| 3 | Cộng hòa Séc | 2/7/2026 | Như trên. |
Lưu ý thêm về 02 trường hợp đặc thù (không thuộc diện “phản đối” nhưng cũng chưa áp dụng Apostille với Việt Nam):
| TT | Trường hợp | Ghi chú |
|---|---|---|
| 1 | Vương quốc Thái Lan | Gia nhập Công ước ngày 30/6/2026, Công ước có hiệu lực từ ngày 28/02/2027. Trước thời điểm đó, giấy tờ giữa Việt Nam và Thái Lan vẫn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. |
| 2 | Greenland (thuộc Vương quốc Đan Mạch) | Đan Mạch tuyên bố Công ước không áp dụng đối với Greenland (Công ước vẫn áp dụng tại Quần đảo Faroe). Giấy tờ từ Greenland vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự. |
Phụ trách
 |
Lương Văn Chương I Luật sư thành viên
Điện thoại: (84) 938 04 7969 Email: chris.luong@cnccounsel.com |
 |
Trịnh Minh An | Trợ lý luật sư
Điện thoại: (84) 28 6276-9900 Email: an.trinh@cnccounsel.com |
 |
Lâm Ngọc Thảo Ngân | Thực tập sinh pháp lý
Điện thoại: (84) 28 6276-9900 |
Liên hệ
Mọi thông tin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY LUẬT TNHH CNC VIỆT NAM
Địa chỉ: 2A1 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 028 6276 9900
Hotline: 0916 545 618
Email: contact@cnccounsel.com
Website: cnccounsel
Sẽ rất vui khi bạn ghé thăm văn phòng của CNC bởi ở đó bạn sẽ được trao đổi với Luật sư phù hợp nhất với hoàn cảnh của bạn. Tất nhiên, nếu bạn không thể thu xếp để gặp trực tiếp, chỉ cần gửi email cho chúng tôi tại địa chỉ contact@cnccounsel.com hoặc gọi số máy (+84-28) 6276 9900.
————
Bản quyền © CNC Counsel. Bảo lưu mọi quyền.
Quyền sở hữu: Tài liệu này và nội dung thể hiện trong đó (Tài Liệu) là tài nguyên độc quyền thuộc sở hữu độc quyền của CNC Counsel. Việc sử dụng Tài Liệu này tự nó không tạo ra bất kỳ mối quan hệ hợp đồng hoặc bất kỳ mối quan hệ luật sư/khách hàng nào giữa CNC Counsel và bất kỳ bên nào.
Miễn trừ trách nhiệm: Tất cả Tài Liệu chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và có thể không phản ánh những quy định pháp lý mới nhất. Tất cả các tóm tắt về luật, quy định và thông lệ đều có thể thay đổi. Tài Liệu này không được cung cấp dưới dạng tư vấn pháp lý hoặc chuyên môn cho bất kỳ vấn đề cụ thể nào. Tài Liệu không nhằm mục đích thay thế cho việc tham khảo (và tuân thủ) các điều khoản chi tiết của luật, quy tắc, quy định hoặc biểu mẫu hiện hành nào. Khách hàng được khuyến cáo phải tư vấn pháp lý trước khi quyết định thực hiện hoặc không thực hiện bất kỳ hành động nào dựa theo thông tin nêu trong Tài Liệu. CNC Counsel và các biên tập viên cùng các tác giả không đảm bảo tính chính xác của Tài Liệu và từ chối chịu bất kỳ trách nhiệm đối với bất kỳ bên nào liên quan đến hành động của họ dựa trên toàn bộ hoặc bất kỳ phần nào của Tài Liệu. Tài Liệu có thể chứa các liên kết đến các trang website bên ngoài và các trang website bên ngoài có thể dẫn liên kết đến Tài Liệu. CNC Counsel không chịu trách nhiệm về nội dung hoặc hoạt động của bất kỳ trang website bên ngoài nào như vậy và từ chối mọi trách nhiệm liên quan đến nội dung hoặc hoạt động của bất kỳ trang website bên ngoài nào. Lưu ý: kết quả đã đạt được trong quá khứ không đảm bảo cho một kết quả tương tự trong tương lai, mỗi vụ việc đều có tính chất khác nhau.
[1] Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille), Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH).
[2] Nghị định số 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 của Chính phủ hướng dẫn thực thi Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài, có hiệu lực thi hành từ ngày 11/9/2026.
[3] Điều 26 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.
[4] Điều 12 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.
[5] Điều 10 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.
[6] Điểm a khoản 3 Điều 20 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.
[7] Khoản 8 Điều 3 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.
[8] Điều 26 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.
[9] Huyền Châm, “Miễn thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 11/9/2026”, https://dofa.tuyenquang.gov.vn/vi/tin-bai/mien-thu-tuc-hop-phap-hoa-lanh-su-theo-nghi-dinh-so-2932026nd-cp-chinh-thuc-co-hieu-luc-tu-ngay-1192026?id=250414&type=NEWS, tham khảo ngày 03/9/2026.
[10] Huyền Châm, “Miễn thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 11/9/2026”, https://dofa.tuyenquang.gov.vn/vi/tin-bai/mien-thu-tuc-hop-phap-hoa-lanh-su-theo-nghi-dinh-so-2932026nd-cp-chinh-thuc-co-hieu-luc-tu-ngay-1192026?id=250414&type=NEWS, tham khảo ngày 03/9/2026.
