6 Lưu ý khi Khiếu nại Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công
Khiếu nại Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công
Ngày nay, Khiếu nại Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công đã là một phần tất yếu khi quản lý bất kỳ một Hợp đồng Xây dựng nào. Theo đó, Khiếu nại Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công có thể được hiểu là một dạng Yêu cầu bồi thường về tài chính mà Nhà thầu được hưởng khi Tiến độ thi công bị kéo dài hơn so với dự định[1].
Dưới góc độ pháp lý, Khiếu nại Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công là dạng yêu cầu bồi thường thiệt hại. Nó xảy ra khi Chủ Đầu tư không tuân thủ nghĩa vụ hợp đồng dẫn đến việc thi công bị kéo dài từ đó gây ra tổn thất hoặc mất mát Chi phí cho Nhà thầu.
Mục đích của việc trao quyền cho Nhà thầu Khiếu nại Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công chính là để cân bằng lại quyền lợi và lợi ích của Các Bên, đưa Nhà thầu về lại vị trí pháp lý như tại thời điểm ký hợp đồng.
Như vậy, để thành công trong việc Khiếu nại Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công thì Nhà thầu cần chứng minh được (i) Có Sự kiện gây ra chậm trễ đối với Tiến độ thi công, và (ii) Nhà thầu thực sự đã phải gánh chịu chi phí do Sự kiện chậm trễ đó gây ra.
Sự kiện gây ra chậm trễ đối với Tiến độ thi công
Sự kiện gây ra chậm trễ đối với Tiến độ thi công sẽ phụ thuộc vào quy định cụ thể của từng Hợp đồng và từng hệ thống pháp luật khác nhau. Do vậy, sẽ không có một câu trả lời chính xác, đầy đủ, rõ ràng về số lượng cụ thể các Sự kiện gây ra chậm trễ đối với Tiến độ thi công mà Nhà thầu được quyền Khiếu nại Chi phí.
Tham chiếu Điều kiện Hợp đồng FIDIC Red book 1999 thì khi gặp 16 Sự kiện gây ra chậm trễ đối với Tiến độ thi công sau đây, Nhà thầu được quyền Khiếu nại Chi phí. Cụ thể:
| STT | Sự kiện gây ra chậm trễ | Tham chiếu |
| 1 | Bản vẽ hoặc Chỉ dẫn bị Chậm trễ | Khoản 1.9 |
| 2 | Chủ Đầu tư chậm trao quyền cho Nhà thầu tiếp cận Công trường | Khoản 2.1 |
| 3 | Mốc chuẩn có sai sót | Khoản 4.7 |
| 4 | Điều kiện vật chất không lường trước được | Khoản 4.12 |
| 5 | Thí nghiệm bị chậm trễ bởi lỗi của Chủ Đầu tư | Khoản 7.4 |
| 6 | Phát sinh công việc | Khoản 8.4(a) |
| 7 | Khí hậu bất thường | Khoản 8.4(c) |
| 8 | Thiếu nhân lực hoặc Hàng hóa do dịch bệnh hoặc cấm vận của chính quyền | Khoản 8.4(d) |
| 9 | Trì hoãn, trễ hạn hoặc ngăn cản bởi Chủ Đầu tư hoặc có thể quy cho Chủ Đầu tư, Nhân sự của Chủ Đầu tư, Nhà thầu khác của Chủ Đầu tư tại Công trường | Khoản 8.4(e) |
| 10 | Trễ hạn gây ra bởi Cơ quan chức năng | Khoản 8.5 |
| 11 | Việc tạm ngừng Công việc theo chỉ dẫn của Chủ Đầu tư không phải do lỗi của Nhà thầu | Khoản 8.8 & Khoản 8.9 |
| 12 | Nhà thầu bị ngăn cản thực hiện Thí nghiệm khi Hoàn thành | Khoản 10.3 |
| 13 | Thay đổi Luật pháp | Khoản 13.7 |
| 14 | Nhà thầu thực hiện quyền tạm ngừng Công việc | Khoản 16.1 |
| 15 | Hệ quả từ Các Rủi ro của Chủ Đầu tư | Khoản 17.4 |
| 16 | Hệ quả từ Bất Khả kháng | Khoản 19.4 |
Dựa trên tiêu chí chủ thể thì có thể chia Sự kiện gây ra chậm trễ đối với Tiến độ thi công thành 2 loại cơ bản.
Loại thứ nhất là những Sự kiện gây ra chậm trễ đối với Tiến độ thi công mà do Chủ Đầu tư trực tiếp gây ra hoặc có thể quy kết cho Chủ Đầu tư chịu trách nhiệm, chẳng hạn việc Chủ Đầu tư chậm trễ bàn giao mặt bằng thi công cho Nhà thầu hoặc khi xảy tra Sự kiện Bất khả kháng.
Loại thứ hai là những Sự kiện gây ra chậm xuất phát từ phía Nhà thầu, chẳng hạn nguồn lực của Nhà thầu bị hạn chế, hoặc do Nhà thầu không có kinh nghiệm trong việc quản lý thi công.
2 loại nguyên nhân gây ra chậm trễ Tiến độ thi công
Khi đó về mặt Chi phí, hầu hết các Sự kiện gây ra chậm trễ đối với Tiến độ thi công mà xuất phát từ Chủ Đầu tư thì Nhà thầu sẽ được xem xét để bồi hoàn Chi phí phát sinh. Ngược lại, khi Nhà thầu là tác nhân gây ra chậm trễ thì Nhà thầucó nghĩa vụ tự gánh chịu Chi phí phát sinh. Không chỉ vậy, Nhà thầu thậm chí có thể phải chịu trách nhiệm đối với các thiệt hại, tổn thất mà Chủ Đầu tư phải gánh chịu do việc chậm hoàn thành dự án.
Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công
Với bản chất là những thiệt hại, tổn thất, mất mát mà Nhà thầu phải gánh chịu từ việc Gia hạn Tiến độ thi công nên “Chi phí” trong bối cảnh này cần được hiểu theo nội hàm nghĩa rộng nhất. Theo đó, “Chi Phí” được hiểu là để chỉ[2] “toàn bộ các khoản chi đã phát sinh hoặc sẽ phát sinh bởi Nhà thầu, bất kể là trên Công trường hay ngoài Công trường, bao gồm chi phí quản lý doanh nghiệp, và bất kỳ loại chi phí nào, nhưng không bao gồm lợi nhuận.”
Định nghĩa về Chi phí
Với giới hạn duy nhất là Chi phí thì không bao gồm Lợi nhuận, vì vậy Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công có thể là bất kỳ Chi phí nào dù là trực tiếp hay gián tiếp phục vụ việc thi công, xây dựng và hoàn thành Công trình. Khi đó, Nhà thầu có thể đệ trình tất cả và mọi Chi phí mà Nhà thầu phải gánh chịu từ việc Gia hạn Tiến độ thi công.
Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh rằng không phải Khiếu nại Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công nào cũng được Chủ Đầu tư đồng ý. Rất nhiều Chi phí phát sinh Gia hạn Tiến độ thi công mà Nhà thầu đệ trình bị Chủ Đầu tư từ chối, bị bác bỏ, hoặc bị giảm sút giá trị một cách nghiêm trọng.
Không ít trường hợp Các Bên không tìm được tiếng nói chung về Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công và buộc phải giải quyết các tranh chấp, bất đồng thông qua Tòa án hoặc Trọng tài.
Thực tế đó chỉ ra rằng giữa Chủ Đầu tư và Nhà thầu đang có những hiểu biết khác nhau về nhiều vấn đề có liên quan đến Gia hạn và Chi phí. Điển hình nhất trong số những quan điểm khác nhau ấy có thể kể tới là:
- bản chất của Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công.
- quy trình và thủ tục mà Nhà thầu cần tuân thủ, cũng như
- những bằng chứng và hồ sơ cụ thể mà Nhà thầu cần trình nộp để thuyết phục Chủ Đầu tư.
3 điểm cần làm rõ khi Khiếu nại Gia hạn Tiến độ thi công và Chi phí
Với mong muốn hạn chế các tranh chấp, bất đồng liên quan đến Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công, thúc đẩy sự hợp tác và hiểu biết lẫn nhau vì mục tiêu chung của Dự án, Các Bên cần lưu ý 6 vấn đề quan trọng dưới đây, cụ thể:
Thứ nhất, Gia hạn Tiến độ thi công không đồng nghĩa với được hưởng thanh toán Chi phí
Xuất phát từ bản chất của một yêu cầu bồi thường thiệt hại là cần có nguyên nhân, hệ quả và mối quan hệ nhân quả giữa nguyên nhân và hệ quả.
Do vậy, khi có bất kỳ Sự kiện gây ra chậm trễ đối với Tiến độ thi công nào thì trước hết cần phải xác định rõ bản chất của Sự kiện gây ra chậm trễ đó là gì, do ai gây ra, trước khi xem xét đến hệ quả của Sự kiện gây ra chậm trễ đó.
Điều đó đồng nghĩa điều kiện tiên quyết để Nhà thầu có thể được hưởng Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công đó là Nhà thầu phải không có lỗi gây ra Sự kiện chậm trễ đó.
Nói cách khác, mỗi khi Sự kiện gây ra chậm trễ có liên quan đến Nhà thầu hoặc không phải do Chủ Đầu tư gây ra (mà do yếu tố khách quan) thì Nhà thầu sẽ không được hưởng Chi phí.
Trong số 4 trường hợp Gia hạn Tiến độ thi công dưới đây, thường chỉ có một trường hợp Nhà thầu được hưởng Chi phí đó là trường hợp Gia hạn TIến độ do lỗi của Chủ Đầu tư. Cụ thể:
Gia hạn Tiến độ thi công không đồng nghĩa với việc hưởng Chi phí
Lưu ý thêm:
Sự kiện gây ra chậm trễ đồng thời có thể được hiểu là sự kiện xuất phát từ những lỗi/vi phạm của Các Bên mà hệ quả của những lỗi/vi phạm đó dẫn tới việc trễ hạn chung[3].
Đối với trường hợp Sự kiện gây ra chậm trễ bởi lý do khách quan, FIDIC trong các ấn phẩm của mình vẫn ủng hộ quan điểm cho phép Nhà thầu được hưởng Chi phí. Điều này được thể hiện rõ ở Khoản 4.12, Khoản 8.4(c), Khoản 8.4(d), v.v. Tuy nhiên, Chủ Đầu tư thường chỉ đồng ý Gia hạn Tiến độ thi công mà không chấp thuận việc thanh toán Chi phí kéo theo khi áp dụng mẫu Hợp đồng FIDIC Red Book 1999.
Thứ hai, Chi phí mà Nhà thầu khiếu nại phải là Chi phí thực tế
Khi có Sự kiện gây ra chậm Tiến độ thi công so với dự kiến ban đầu thì Nhà thầu có thể phải gánh chịu nhiều loại Chi phí khác nhau, chẳng hạn như:
- Các chi phí duy trì công trường: chi phí lương, các khoản trợ cấp cho nhân sự ở công trường, bao gồm cả Ban điều hành; các chi phí duy trì tiện ích như nhà văn phòng ban điều hành, các khoản phí điện, nước v.v
- Chi phí máy móc, thiết bị: các chi phí liên quan đến duy trì máy móc, thiết bị hỗ trợ tại công trường đã không thể sử dụng vào một công việc cụ thể nào; chi phí cho việc Gia hạn các hợp đồng thuê máy móc v.v.
- Chi phí tài chính: chi phí liên quan đến Gia hạn các loại bảo lãnh, bảo hiểm.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: chi phí chi trả cho các nguồn lực mà trụ sở chính của doanh nghiệp đã phải tiêu tốn đễ hỗ trợ việc vận hành dự án;
- Các chi phí khác: các chi phí phải trả cho bên thứ ba, chẳng hạn chi phí bồi thường cho nhà thầu phụ, nhà cung cấp để duy trì các tiện ích, vật tư, trang/thiết bị phục vụ thi công.
Các loại Chi phí liên quan đến việc Gia hạn Tiến độ thi công
Mặc dù vậy, không phải lúc nào Nhà thầu cũng có thể khiếu nại toàn bộ Chi phí kể trên. Lấy ví dụ về chi phí mua và duy trì các bảo hiểm trong Hợp đồng xây dựng.
Nếu các điều kiện và điều khoản bảo hiểm giữa Nhà thầu và đơn vị bảo hiểm có quy định rằng “Hợp đồng bảo hiểm sẽ tiếp tục được tự động Gia hạn mà không bị tính thêm phí bảo hiểm khi có thông báo Gia hạn hợp đồng bằng văn bản của …” thì việc Nhà thầu yêu cầu thanh toán chi phí bảo hiểm tương ứng với thời gian Gia hạn Tiến độ thi công trong trường hợp này là không khả thi.
Đối với tình huống nêu trên, mặc dù có Sự kiện gây chậm trễ đối với Tiến độ thi công dẫn đến việc Nhà thầu phải gia thời hạn bảo hiểm trong các hợp đồng bảo hiểm, tuy nhiên Nhà thầu không thể khiếu nại Chi phí gia hạn bảo hiểm vì thực tế Nhà thầu đã không gánh chịu Chi phí.
Tương tự như vậy, Chi phí phát sinh như là những hệ quả kéo theo sẽ không dễ cho Nhà thầu khiếu nại. Khi Sự kiện gây chậm trễ đối với Tiến độ thi công xảy ra, Nhà thầu có thể được quyền hưởng Chi phí trực tiếp và thực tế như được liệt kê ở trên nhưng sẽ gặp những khó khăn về pháp lý khi khiếu nại Chi phí bồi hoàn cho việc mất mát đi cơ hội kinh doanh, mất mát đi lợi nhuận dự kiến, các khoản lãi dự kiến nhận được hay bất kỳ thiệt hại nào như vậy.
Nói cách khác, Nhà thầu không thể yêu cầu Chủ Đầu tư bồi hoàn Chi phí mà Nhà thầu đã không bị thiệt hại hoặc là Chi phí đó chỉ là những thiệt hại hoặc tổn thất gián tiếp, mang tính hệ quả và suy đoán mà không phải là chi phí thực tế, trực tiếp.
Chi phí được chấp thuận khi Gia hạn Tiến độ thi công
Thứ ba, Chi phí mà Nhà thầu khiếu nại không phải là giá hay đơn giá trong Hợp đồng
Thực tế là trong quá trình chuẩn bị, đệ trình Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công, Nhà thầu vẫn thường sử dụng các khoản, mục chi phí được thiết lập trong Hợp đồng như là cơ sở tham khảo quan trọng.
Không ít trường hợp, để tính toán một Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công cụ thể, Nhà thầu thường sử dụng giá trị được nêu ở đầu mục tương ứng trong Biểu Chi phí chung chia cho Thời gian thực hiện Công việc sau đó nhân với số ngày Gia hạn Thời gian thực hiện Công việc.
| Chi phí Gia hạn |
| Chi phí một đầu mục Công việc |
| Thời gian thực hiện Công việc ban đầu |
| Thời gian Gia hạn |
Chi phí không phải là giá, đơn giá trong Hợp đồng
Tuy nhiên, với bản chất là một khiếu nại về bồi thường thiệt hại, do đó Chi phí mà Nhà thầu khiếu nại phải là Chi phí thực tế đã hoặc sẽ phải (nhất định) phát sinh như là một hệ quả tất yếu, trực tiếp từ việc Gia hạn. Do vậy, Nhà thầu không thể dựa vào đơn giá hoặc giá được nêu trong từng/các hạng mục công việc trong Hợp đồng.
Việc sử dụng đơn giá hoặc giá được nêu trong từng/các hạng mục công việc trong Hợp đồng, đặc biệt là các đầu mục Chi phí chung để tính Chi phí Gia hạn là không phù hợp còn bởi vì mục đích sử dụng, cách thức chào giá của Chi phí chung và Chi phí Gia hạn là khác nhau.
Cụ thể, mục tiêu chính của Chi phí chung là để thiết lập và trang trải cho các hạng mục công việc chung, chẳng hạn chi phí tiện ích (vận thăng, cẩu tháp, điện, nước, bảo vệ, vệ sinh và bất kỳ chi phí nào tương tự, bao gồm cả các chi phí để mở và duy trì các bảo lãnh được yêu cầu trong Hợp đồng.
Khi tính toán/chào giá Chi phí chung, Nhà thầu dựa vào các yêu cầu cụ thể của từng hồ sơ mời thầu và cân nhắc đến mức độ cạnh tranh khi chào thầu. Do vậy, một phần Chi phí chung có thể được Nhà thầu tiết giảm hoặc ẩn vào giá của các đầu mục công việc khác nhau.
Ngược lại, Chi phí Gia hạn là những chi phí thực tế để bù đắp cho Nhà thầu những thiệt hại thực tế, trực tiếp mà Nhà thầu phải gánh chịu từ việc Gia hạn Tiến độ thi công. Do vậy, những Chi phí Gia hạn bị trùng với chi phí ở đầu mục khác, hoặc thực tế không phát sinh (như ví dụ về chi phí bảo hiểm nêu trên) sẽ không được chấp thuận.
Như vậy, có thể kết luận giá hay đơn giá được quy định trong Hợp đồng (đối với một hạng mục công việc cụ thể) chỉ có thể là cơ sở tham khảo khi tính toán hoặc được sử dụng để xem xét, đánh giá mức độ phù hợp của Chi phí Gia hạn với việc Gia hạn Tiến độ thi công.
Thứ tư, thời điểm hưởng Chi phí Gia hạn ảnh hưởng tới lợi ích của từng Bên
Một trong những câu hỏi dễ gây tranh chấp, bất đồng giữa Các Bên khi xem xét Chi phí Gia hạn đó là đó là “khi nào Nhà thầu được hưởng Chi phí Gia hạn?”.
Với giả định Nhà thầu được quyền Gia hạn Tiến độ thi công và được hưởng Chi phí (thuê) cho việc gia hạn các hợp đồng thuê máy móc, thiết bị. Tuy nhiên, tại thời điểm đệ trình Chi tiết Khiếu nại, Nhà thầu thực tế chưa phải thanh toán hoặc chưa đạt được thống nhất với nhà cung cấp, nhà thầu phụ về tỷ lệ/giá trị tăng giá thuê, tiền cọc/tiền ứng trước, tiến độ thanh toán. Nói cách khác, tại thời điểm đệ trình Chi tiết Khiếu nại thì những chi phí này chưa phát sinh nhưng chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai.
Tương tự, cũng với giả định nêu trên thì Nhà thầu có nghĩa vụ phải gia hạn Bảo lãnh thực hiện Hợp đồng và gia hạn Bảo lãnh tạm ứng tương ứng với thời gian Gia hạn Tiến độ thi công. Tuy nhiên, tại thời điểm Nhà thầu đệ trình Chi tiết Khiếu nại thì các bảo lãnh nêu trên vẫn còn hiệu lực và Nhà thầu chưa gia hạn hiệu lực các bảo lãnh này.
Với những trường hợp nêu trên, liệu Nhà thầu có thể yêu cầu Chủ Đầu tư thanh toán một khoản Chi phí ước tính mà nhất định Nhà thầu phải gánh chịu trong tương lai hay không?
Đối với vị trí của Chủ Đầu tư thì việc thanh toán cho một khoản Chi phí ước tính, chưa xảy ra là khó thuyết phục. Ngược lại, nếu chưa nhận được những Chi phí đó từ Chủ Đầu tư thì Nhà thầu không chỉ phải tự ứng trước Chi phí để thực hiện mà còn không chắc chắn về khả năng, thời điểm nào sẽ nhận được khoản thanh toán tương ứng từ Chủ Đầu tư.
Thời điểm Nhà thầu được quyền hưởng Chi phí
Rõ ràng, sẽ không có một câu trả lời đúng và thỏa mãn tất cả Các Bên cho câu hỏi khi nào Nhà thầu được hưởng Chi phí. Mỗi Bên, dựa trên cân nhắc của mình đối với từng hoàn cảnh cụ thể sẽ có một cách tiếp cận nhác nhau. Do vậy, câu trả lời phù hợp nhất chính là dựa theo quy định của từng Hợp đồng cụ thể, từng hệ thống pháp lý cụ thể.
Tuy nhiên, trên cơ sở của Khoản 1.1.4.3, Hợp đồng FIDIC Redbook 1999 (cũng như hầu hết các Hợp đồng FIDIC khác nhau), Nhà thầu hoàn toàn có quyền Khiếu nại Chi phí sẽ phát sinh trong tương lai nếu Chi phí đó là hợp lý.
Mức độ “hợp lý” của Chi phí sẽ được đánh giá dựa trên nhiều yếu tố khác nhau và điều quan trọng nhất mà Nhà thầu cần chứng minh cho Chủ Đầu tư đó là mối liên hệ trực tiếp giữa Chi phí và Sự kiện gây ra chậm trễ Tiến độ thi công. Hay nói cách khác, một khi có Sự kiện gây ra chậm trễ Tiến độ thi công thì Nhà thầu không thể tránh khỏi việc phải gánh chịu khoản Chi phí này.
Bên cạnh đó, cũng cần nhớ rằng Chi phí Gia hạn có thể được khiếu nại ở bất kỳ lần trình nộp nào cho đến khi Sự kiện gây ra chậm trễ Tiến độ thi công kết thúc và Chủ Đầu tư (Tư vấn giữ quyền để xác định giá trị cuối cùng dựa trên những bằng chứng cụ thể). Điều đó đồng nghĩa:
- Nhà thầu có thể đệ trình Chi phí phát sinh trong tương lai ngay cả trước khi Chi phí đó thực sự phát sinh;
- Chi phí phát sinh thực tế sẽ liên tục được Nhà thầu cập nhật, hiệu chỉnh trong các lần đệ trình kế tiếp;
- Chi phí Gia hạn cuối cùng sẽ được Chủ Đầu tư/Tư vấn xác nhận, đánh giá hoặc hiệu chỉnh tại thời điểm Nhà thầu đệ trình Chi tiết Khiếu nại cuối cùng với đầy đủ hồ sơ, tài liệu giải trình cần thiết.
Thứ năm, Chi phí phải rõ ràng
Sau khi đã thiết lập được quyền đối với Chi phí Gia hạn, Nhà thầu cần phải (i) thể hiện rõ Chi phí Khiếu nại là bao nhiêu; (ii) cơ sở tính toán ra Chi phí Khiếu nại đó là gì?; và (iii) dựa vào các hồ sơ, tài liệu nào để chứng minh, để xác thực Chi phí Khiếu nại đó.
3 yêu cầu đối với tính chất rõ ràng của Chi phí
Theo đó, để thể hiện giá trị của Chi phí Khiếu nại, thông thường Nhà thầu cần chuẩn bị một Bảng tổng hợp Giá trị Khiếu nại và kèm theo đó là các Bảng diễn giải chi tiết cho từng hạng mục/đầu mục Chi phí cụ thể.
Ví dụ, để trình bày Chi phí lương và các phúc lợi mà Nhà thầu đã trả cho nhân sự tại Công trình trong thời gian 60 ngày Gia hạn, một Bảng tổng hợp Giá trị Khiếu nại có thể được thể hiện như sau:
| Mục | Vị trí | Khối lượng | Đơn vị tính | Đơn giá (USD) | Tổng cộng |
| 1 | Giám đốc Dự án | 60 | ngày | 272.10 | 16.326 |
| 2 | Quản lý Xây dựng | 60 | ngày | 251.20 | 15.072 |
| 3 | Quản lý Hợp đồng & Chi phí | 60 | ngày | 220.21 | 12.132 |
| 4 | Quản lý an toàn | 60 | ngày | 202.14 | 12.128 |
| 5 | Chỉ huy trưởng | 60 | ngày | 150.20 | 9.012 |
| 6 | Kỹ sư hiện trường | 60 | ngày | 85.01 | 5.101 |
| 7 | Bảo vệ | 60 | ngày | 60.23 | 3.614 |
| … | … | … | … | … | … |
| Tổng cộng (trước thuế) | |||||
| Thuế VAT (x%) | … | ||||
| Tổng cộng (sau thuế) | … | ||||
Theo sau Bảng tổng hợp Giá trị Khiếu nại, Nhà thầu sẽ đệ trình chi tiết ngày làm việc cụ thể (ví dụ bảng chấm công) cơ sở để đưa ra giá trị của từng đơn giá ngày công đối với từng vị trí cụ thể (ví dụ các Hợp đồng lao động đã ký) và các bằng chứng khác có liên quan, chẳng hạn phiếu lương, ủy nhiệm chi lương kèm danh sách v.v.
Với việc trình bày số liệu theo bảng biểu như vậy, Chi phí Khiếu nại sẽ được thể hiện một cách logic hơn, rõ ràng hơn nhờ vậy sẽ giúp Tư vấn và/hoặc Chủ Đầu tư hiểu rõ được thành phần và giá trị của Chi phí Khiếu nại từ đó có thể đưa ra các Quyết định một cách nhanh chóng, kịp thời. Nhà thầu vì vậy không cần phải giải trình và cung cấp hồ sơ, tài liệu nhiều lần.
Thứ sáu, lưu trữ hồ sơ, tài liệu Khiếu nại khoa học, có thể truy xuất dễ dàng
Trong quá trình triển khai thi công, xây dựng Công việc, một khi đã xem Khiếu nại Gia hạn Tiến độ thi công và thụ hưởng Chi phí Gia hạn là một thủ tục đặc biệt thì Nhà thầu cũng phải thiết lập một hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu Khiếu nại một cách khoa học, có thể truy xuất dễ dàng.
Trong khi đó, sai lầm rất phổ biến và nguy hiểm hiện nay của Nhà thầu là vẫn sử dụng chung hệ thống lưu trữ trong quá trình thi công xây dựng làm cơ sở cho việc Khiếu nại Chi phí Gia hạn Tiến độ thi công.
Với việc sử dụng chung dữ liệu như vậy thì Nhà thầu gần như không thể chứng minh được những nguồn lực nào đã được sử dụng để triển khai thi công một cách hiệu quả và nguồn lực nào đã không được sử dụng một cách hiệu quả như vậy.
Ngoài ra, hệ thống lưu trữ cũng cần có khả năng phân tách các loại tài liệu, loại chi phí và cập nhật liên tục theo thời gian để hệ thống hóa sự đa dạng và phức tạp trong các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho việc chứng minh Chi phí Khiếu nại như hóa đơn thanh toán, hóa đơn VAT, xác nhận, Báo cáo tài chính của doanh nghiệp, bảng lương, các hợp đồng khác nhau.
Ý nghĩa của việc thiết lập một hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu Khiếu nại khoa học còn giúp cho Tư vấn, Chủ Đầu tư thậm chí các cơ quan chức năng, nhà tài trợ có thể kiểm tra, kiểm toán và đánh giá được mức độ hợp lý của các Chi phí mà Nhà thầu đã phải gánh chịu từ đó đưa ra các phê duyệt, chấp thuận một cách nhanh chóng, hợp pháp.
3 lợi ích của hệ thống lưu trữ tạm thời về Chi phí
Kết luận
Thời gian là tiền bạc và là vấn đề sống còn trong hoạt động xây dựng. Vì vậy, khi dự án bị kéo dài thì không chỉ Chủ Đầu tư bị thiệt hại do không thể khai thác, sử dụng dự án theo đúng kế hoạch ban đầu mà còn khiến cho Nhà thầu đối diện với khả năng phải bồi thường các thiệt hại, tổn thất xảy ra.
Do vậy, để không phải chịu trách nhiệm trước Chủ Đầu tư cho những khoản thiệt hại do chậm trễ thì Nhà thầu trước hết cần giữ được cho mình quyền gia hạn thời gian hoàn thành. Tiếp theo đó, để có thể đảm bảo được vị trí pháp lý giống như trước khi xuất hiện Sự kiện gây ra chậm trễ Tiến độ thi công thì việc hiểu rõ và vận dụng đúng 6 lưu ý nêu trên.
Việc hiểu và vận dụng không đúng 6 lưu ý nêu trên có thể dẫn đến Khiếu nại của Nhà thầu bị từ chối hoặc có thể dẫn đến các tranh chấp giữa Các Bên.
Liên hệ
Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc mong muốn tìm hiểu thêm về kinh nghiệm trong việc Khiếu nại Gia hạn Tiến độ thi công, Khiếu nại Chi phí phát sinh, vui lòng gửi về
CÔNG TY LUẬT TNHH CNC VIỆT NAM
Địa chỉ: 28 Đại lộ Mai Chí Thọ, Phường An Phú, Tp. Thủ Đức,
Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: (84) 28-6276 9900
Email: contact@cnccounsel.com
Website: cnccounsel
Phụ trách:
Luật sư Lê Thế Hùng | Luật sư Điều hành
Điện thoại: (84) 916 545 618
Email: hung.le@cnccounsel.com
Hoặc
Điện thoại: (84) 366 192 305
Email: hao.kieu@cnccounsel.com
Miễn trừ:
Bản tin này được chuẩn bị hoặc được sử dụng vì mục đích giới thiệu hoặc cập nhật cho khách hàng những thông tin về những vấn đề và/hoặc sự phát triển các quan điểm pháp lý tại Việt Nam. Các thông tin được trình bày tại bản tin này không tạo thành ý kiến tư vấn thuộc bất kỳ loại nào và có thể được thay đổi mà không cần phải thông báo trước.
[1] Xem thêm tại: Prolongation costs in construction disputes (pinsentmasons.com)
[2] Tham khảo Khoản 1.1.4.3, Hợp đồng FIDIC Red Book 1999.
[3] Xem thêm Định nghĩa số 10, Quy tắc Cơ bản, Bộ Quy tắc SCL Protocol 2017, Ấn bản thứ 2.
