THỦ TỤC KHIẾU NẠI THEO FIDIC 2017

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, những tình huống hay sự kiện phát sinh tranh chấp, khiếu nại giữa các bên có thể xảy ra như: Chủ đầu tư chậm trễ thanh toán hoặc chậm phê duyệt các VO, Chủ đầu tư chậm phê duyệt thiết kế dẫn đến chậm tiến độ thi công, Nhà thầu chậm trễ tiến độ hoặc chậm khắc phục sai sót,…

Trước những sự kiện trên, một điều cần thiết được đặt ra là Chủ đầu tư hoặc Nhà thầu phải nắm rõ được các thủ tục, quy trình để đệ trình một Khiếu nại hợp lệ, tránh việc bị mất quyền hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi của mình.

Bài viết dưới đây sẽ tập trung phân tích quy trình Khiếu nại (Claim) theo FIDIC 2017, áp dụng chung cho cả Red Book 2017 và Yellow Book 2017.

 

Phân loại các Khiếu nại

Theo Điều 20.1 [Khiếu nại], có thể phân Khiếu nại ra làm 04 loại chính:

1. Khiếu nại về EOT;
2. Khiếu nại về Thanh toán;
3. Khiếu nại về DNP;
4. Khiếu nại về một quyền lợi hoặc quyền miễn trừ khác.

 

Đối với loại khiếu nại (4), trường hợp Bên bị khiếu nại hoặc Nhà tư vấn không đồng ý với quyền lợi hoặc quyền miễn trừ được Bên khiếu nại yêu cầu (hoặc không trả lời trong thời gian hợp lý), Bên khiếu nại có thể gửi Thông báo cho Nhà tư vấn trong thời gian sớm nhất có thể để áp dụng Điều 3.7 [Thỏa thuận hoặc Quyết định].

Đối với 03 loại Khiếu nại còn lại, quy trình và thủ tục sau sẽ được áp dụng theo quy định tại Khoản 20.2 [Khiếu nại về Thanh toán và/hoặc EOT].

 

Quy trình và thủ tục khiếu nại theo FIDIC 2017 về Thanh toán và/hoặc EOT

Có thể chia quy trình và thủ tục Khiếu nại theo 03 giai đoạn chính:

 

Giai đoạn 1: Thông báo sơ bộ

Trong vòng 28 ngày sau khi Bên khiếu nại đã biết hoặc lẽ ra phải biết về sự kiện phát sinh Khiếu nại, Bên khiếu nại phải gửi Thông báo Khiếu nại (Notice of Claim), sau đây viết tắt là là “TBKN”, kèm theo mô tả sự kiện hoặc tình huống đến Nhà tư vấn. Nếu Bên khiếu nại không trình nộp TBKN thì Bên bị khiếu nại được miễn trừ trách nhiệm pháp lý liên quan đến sự kiện, tình huống có thể dẫn đến Khiếu nại đó.

Trường hợp Bên khiếu nại có trình nộp TBKN nhưng vượt quá thời hạn 28 ngày nói trên thì trong vòng 14 ngày sau khi nhận được TBKN, Nhà tư vấn có nghĩa vụ phải đưa ra Thông báo về việc khiếu nại quá hạn cho Bên khiếu nại (có kèm lý do). Trong thời hạn 14 ngày này, có hai trường hợp có thể xảy ra:

• Nhà tư vấn đưa ra Thông báo về việc khiếu nại quá hạn: TBKN bị xem là vô hiệu, trừ khi Bên khiếu nại có phản đối. Khi đó, Bên khiếu nại phải trình bày các chi tiết về việc không đồng ý hoặc bằng chứng, lý do biện minh cho việc nộp muộn (nếu có) trong Khiếu nại đầy đủ chi tiết.
• Nhà tư vấn không đưa ra Thông báo: TBKN được xem là có hiệu lực. Nếu Bên bị khiếu nại không đồng ý với việc TBKN được xem là có hiệu lực này, Bên bị khiếu nại phải gửi Thông báo cho Nhà tư vấn để phản đối và sẽ được Nhà tư vấn xem xét trong Giai đoạn 3.

 

Ngoài ra, Bên khiếu nại phải lưu trữ “hồ sơ hiện hành” (comtemporary records) – hồ sơ được chuẩn bị hoặc phát hành tại thời điểm hoặc ngay sau sự kiện hoặc tình huống làm phát sinh Khiếu nại. Hồ sơ hiện hành là cần thiết chứng minh cho Khiếu nại.

Sau khi nộp TBKN, Bên khiếu nại sẽ tiến hành các thủ tục ở Giai đoạn 2.

 

Giai đoạn 2: Khiếu nại đầy đủ chi tiết

Trong vòng 84 ngày sau khi Bên khiếu nại đã biết hoặc lẽ ra phải biết về sự kiện phát sinh Khiếu nại, hoặc thời hạn khác (nếu có) mà Bên khiếu nại và Nhà tư vấn thỏa thuận, Bên khiếu nại phải trình nộp cho Nhà tư vấn Khiếu nại đầy đủ chi tiết (Fully detailed Claim).

Khiếu nại đầy đủ chi tiết bao gồm:

• Một bản mô tả chi tiết sự việc hoặc tình huống làm phát sinh Khiếu nại, trong đó, cần đảm bảo:

– Niên biểu các sự kiện;

– Mô tả về sự kiện hoặc tình huống cho phép Chủ đầu tư hoặc Nhà thầu được phép gia hạn.

• Một bản trình bày cơ sở hợp đồng và/hoặc cơ sở pháp lý của Khiếu nại;
• Tất cả các hồ sơ hiện hành mà Bên khiếu nại lấy làm căn cứ; và
• Các chi tiết minh chứng cụ thể của số tiền thanh toán bổ sung đã khiếu nại (hoặc số tiền giảm trừ trong Giá Hợp đồng trong trường hợp Chủ đầu tư là Bên khiếu nại), và/hoặc của EOT đã khiếu nại (trong trường hợp Nhà thầu) hoặc gia hạn DNP (trong trường hợp của Chủ đầu tư).

Ngoài ra, kèm theo Khiếu nại đầy đủ chi tiết, Bên khiếu nại có thể đính kèm các tài liệu như nhật ký thi công, các biên bản họp, chỉ thị của tư vấn quản lý dự án, các thư/từ trao đổi qua lại giữa các bên liên quan đến Khiếu nại.

Trong các nội dung nêu trên của Khiếu nại đầy đủ chi tiết thì bản trình bày cơ sở hợp đồng và/hoặc cơ sở pháp lý của Khiếu nại là nội dung bắt buộc phải có. Nếu Bên khiếu nại không nộp bản trình bày cơ sở hợp đồng và/hoặc cơ sở pháp lý thì TBKN sẽ mất hiệu lực.

Trường hợp Bên khiếu nại có trình nộp bản trình bày cơ sở hợp đồng và/hoặc cơ sở pháp lý nhưng vượt quá 84 ngày nói trên thì trong vòng 14 ngày sau khi nhận được Khiếu nại đầy đủ chi tiết, Nhà tư vấn có nghĩa vụ phải đưa ra Thông báo về việc chậm trễ trình nộp cho Bên Khiếu nại. Hai trường hợp có thể xảy ra và các hành động tiếp theo của các Bên sẽ tương tự như Giai đoạn 1.

 

Giai đoạn 3: Thỏa thuận và Quyết định Khiếu nại

Sau khi nhận được Khiếu nại đầy đủ chi tiết ở Giai đoạn 2, Nhà tư vấn có thể yêu cầu các chi tiết bổ sung cần thiết. Trong trường hợp này, Nhà tư vấn phải:

• Kịp thời đưa ra Thông báo cho Bên khiếu nại, mô tả chi tiết bổ sung và lý do vì sao yêu cầu các chi tiết bổ sung; và
• Vẫn có nghĩa vụ gửi Thông báo phản hồi về cơ sở hợp đồng hoặc cơ sơ pháp lý khác cho Bên khiếu nại trong vòng 42 ngày.

Sau khi nhận được Thông báo trên của Nhà tư vấn, Bên khiếu nại phải trình nộp các chi tiết bổ sung trong thời gian sớm nhất có thể. Sau đó, Nhà tư vấn phải căn cứ Điều 3.7 [Thỏa thuận hoặc Quyết định] để thỏa thuận hoặc quyết định:

• Khoản thanh toán bổ sung (nếu có) mà Bên khiếu nại được quyền hưởng hoặc khoản giảm trừ trong Giá Hợp đồng (trong trường hợp Chủ đầu tư là Bên khiếu nại); và/hoặc
• Việc gia hạn (nếu có) Thời hạn Hoàn thành hoặc gia hạn DNP.

Đối với trường hợp Bên khiếu nại bị xem là chậm trễ trình nộp TBKN và/hoặc Khiếu nại đầy đủ chi tiết, việc TBKN có được xem là hợp lệ hay không cũng sẽ được Nhà tư vấn xem xét khi Nhà tư vấn thực hiện thỏa thuận hoặc quyết định Khiếu nại theo Điều 3.7 [Thỏa thuận hoặc Quyết định] dựa trên các ý kiến và trình bày mà các Bên đã cung cấp như đã đề cập trong Giai đoạn 1 và/hoặc Giai đoạn 2.

 

Khiếu nại về ảnh hưởng tiếp diễn

Trong trường hợp sự kiện hoặc tình huống dẫn đến Khiếu nại nói trên có ảnh hưởng tiếp diễn và kéo dài, Khiếu nại đầy đủ chi tiết được đề cập ở Giai đoạn 3 sẽ được xem là Khiếu nại đầy đủ chi tiết tạm thời.

Khi đó, Nhà tư vấn vẫn có nghĩa vụ phản hồi về cơ sở hợp đồng và/hoặc cơ sở pháp lý khác của Khiếu nại đầy đủ chi tiết tạm thời tương tự như ở Giai đoạn 3. Sau khi trình nộp Khiếu nại đầy đủ chi tiết đầu tiên, Bên khiếu nại phải trình nộp thêm các Khiếu nại đầy đủ chi tiết hàng tháng, đưa ra số tiền cộng dồn của khoản thanh toán bổ sung (hoặc giảm trừ) đã khiếu nại, hoặc gia hạn thời gian đã khiếu nại, hoặc gia hạn DNP.

Sau khi ảnh hưởng do sự kiện hoặc tình huống chấm dứt, trong vòng 28 ngày hoặc trong thời gian khác mà các Bên có thể thỏa thuận với nhau, Bên khiếu nại phải đưa ra bản Khiếu nại đầy đủ chi tiết cuối cùng.

 

Xem thêm Hợp đồng FIDIC 2017 tại đây