Dấu mốc mới: Việt Nam chính thức hoàn tất thủ tục gia nhập Công ước Apostille – CNC

Thực hiện chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính và tăng cường hội nhập quốc tế, ngày 12/12/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 407/NQ-CP về việc gia nhập Công ước Apostille, đồng thời ủy quyền cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ký Văn kiện gia nhập theo quy định. Ngày 31/12/2025, Việt Nam đã chính thức nộp Văn kiện gia nhập Công ước Apostille. Tiếp đó, ngày 13/01/2026, Bộ Ngoại giao Vương quốc Hà Lan, với tư cách là cơ quan lưu chiểu Công ước, đã có thông báo xác nhận việc tiếp nhận Văn kiện gia nhập của Việt Nam.

Việc hoàn tất các thủ tục nêu trên đánh dấu Việt Nam đã bước đầu hoàn tất quy trình gia nhập theo thủ tục quốc tế, trên cơ sở tuân thủ quy định của Công ước và pháp luật về điều ước quốc tế có liên quan.

Thông báo về việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille trên trang HCCH

Khái quát về Công ước Apostille

Công ước Apostille (Hague Apostille Convention) là một điều ước quốc tế được thông qua ngày 05/10/1961 trong khuôn khổ Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH), nhằm bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với các văn bản của nước ngoài. Theo đó, các giấy tờ công được cấp tại một quốc gia thành viên, sau khi được chứng nhận theo cơ chế Apostille, sẽ được công nhận và sử dụng tại các quốc gia thành viên khác mà không cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

Tính đến thời điểm Việt Nam nộp văn kiện gia nhập Công ước Apostille đã có 129 quốc gia thành viên, qua đó, hình thành nên một cơ chế công nhận giấy tờ công của các quốc gia thành viên được lưu thông và sử dụng trên lãnh thổ quốc gia thành viên khác. Quyết định gia nhập Công ước Apostille của Việt Nam là dấu mốc quan trọng, thể hiện nỗ lực tham gia ngày càng sâu rộng và thực chất vào hoạt động của HCCH nói riêng và tiến trình hội nhập quốc tế nói chung.

Phạm vi áp dụng của Công ước Apostille

Công ước cách thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước tại cả nước gốc và nước tiếp nhận giấy tờ (chứng nhận lãnh sự tại nước gốc và hợp pháp hóa lãnh sự tại nước tiếp nhận giấy tờ) bằng việc cấp tem Apostille tại nước gốc.

Việc loại trừ các giấy tờ thương mại, hải quan xuất phát từ thực tiễn tại thời điểm đàm phán Công ước, khi nhiều quốc gia đã không yêu cầu hợp pháp hóa đối với các loại giấy tờ này hoặc đã có cơ chế đơn giản hóa riêng. Tuy nhiên, trên thực tế, một số quốc gia thành viên như: United States, Germany, Netherlands, Spain, France,… vẫn chấp nhận hoặc cấp Apostille đối với các giấy tờ hành chính quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế như các giấy phép xuất/nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận an toàn hoặc sức khỏe đặc biệt khi các giấy tờ này được phân loại là “giấy tờ hành chính” theo pháp luật quốc gia.

Cơ chế chứng nhận Apostille

Về thủ tục chứng nhận, Công ước Apostille quy định giấy tờ công thuộc phạm vi điều chỉnh chỉ cần được xác thực thông qua việc cấp (dán) tem Apostille tại quốc gia gốc. Tem này xác nhận:

Lưu ý: Apostille không xác nhận nội dung tài liệu.

Về mẫu tem Apostille, mẫu tem Apostille được quy định thống nhất theo Phụ lục của Công ước và có thể được phát hành dưới dạng giấy hoặc điện tử (e-Apostille).

Mẫu tem Apostille được phát hành dưới dạng giấy

Thực tiễn trước khi Việt Nam gia nhập

Việt Nam chưa gia nhập bất kỳ công ước đa phương nào về hợp pháp hóa lãnh sự tương tự. Việc công nhận giấy tờ nước ngoài được thực hiện thông qua quy trình chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự theo luật pháp trong nước hoặc các Hiệp định song phương (thường là với các nước Đông Âu cũ, Nga, Cuba, Lào, Campuchia…).

Mục tiêu cốt lõi của Công ước là đơn giản hóa thủ tục chứng nhận giấy tờ công khi được sử dụng giữa các quốc gia thành viên., Công ước thay thế bằng một thủ tục duy nhất: cấp chứng nhận Apostille tại quốc gia nơi giấy tờ được ban hành.

Theo cơ chế này, thay vì phải thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều tầng tại cả nước gốc và nước tiếp nhận (chứng nhận lãnh sự tại nước gốc và hợp pháp hóa lãnh sự tại nước tiếp nhận) bao gồm:

Chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền trong nước;
Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được ủy quyền;
Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của nước tiếp nhận.

Quy trình nhiều tầng nêu trên thường kéo dài thời gian xử lý, phát sinh chi phí và tạo gánh nặng thủ tục cho cá nhân, tổ chức, đặc biệt trong các lĩnh vực học tập, lao động, đầu tư và thương mại quốc tế.

Việc gia nhập Công ước Apostille vì vậy được kỳ vọng sẽ góp phần đơn giản hóa thủ tục, nâng cao hiệu quả hành chính và tăng cường mức độ tương thích của hệ thống pháp luật Việt Nam với thông lệ quốc tế.

Hiệu lực thi hành của Công ước Apostille và cơ quan cấp Apostille của Việt Nam

Thứ nhất về hiệu lực thi hành của Công ước Apostille

Theo đoạn 2 Điều 12 của Công ước Apostille, việc gia nhập chỉ có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên khác không đưa ra phản đối việc gia nhập này trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày nhận được thông báo nêu trên (thời hạn 6 tháng tính đến hết ngày 13/7/2026). Cũng tại đoạn 3 Điều 12 của Công ước Apostille, Công ước sẽ có hiệu lực giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên khác không phản đối việc gia nhập của Việt Nam kể từ ngày 11/9/2026.

Thứ hai về cơ quan cấp Apostille của Việt Nam

Công ước quy định mỗi quốc gia thành viên có nghĩa vụ chỉ định một hoặc nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp tem Apostille. Tại Việt Nam, Bộ Ngoại Giao được chỉ định là cơ quan thường trực có thẩm quyền cấp tem Apostille, cụ thể: Cục lãnh sự (trụ sở tại Hà Nội) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

Việt Nam gia nhập Công ước Apostille: Cơ sở pháp lý và triển vọng thực thi

Việc bước đầu gia nhập Công ước Apostille là dấu mốc quan trọng thể hiện sự nỗ lực tham gia ngày càng sâu rộng và thực chất hơn vào hoạt động của HCCH, đồng thời khẳng định định hướng nhất quán về tăng cường hội nhập quốc tế, cải cách thủ tục hành chính và thúc đẩy chuyển đổi số theo chủ trương của Đảng và Nhà nước.

Cơ chế Apostille theo Công ước cho phép rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ công xuống còn một bước xác thực tại quốc gia gốc, thay thế cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nhiều tầng như trước đây. Việc áp dụng cơ chế này, góp phần giảm đáng kể thời gian, chi phí và thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức khi sử dụng giầy tờ công tại các quốc gia thành viên và ngược lại. Qua đó, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho cá nhân, tổ chức trong các hoạt động học tập, lao động, đầu tư và giao dịch xuyên dân sự, thương mại có yếu tố nước ngoài.

Trong thời gian tới, các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam sẽ tiếp tục hoàn thiện khuôn khổ pháp lý và chuẩn bị các điều kiện cần thiết để bảo đảm việc triển khai Công ước được thực hiện thống nhất, hiệu quả, mang lại lợi ích thiết thực cho người dân và doanh nghiệp.

Phụ trách

Luật sư Thành viên I Trần Phạm Hoàng Tùng

Điện thoại: (84) 901 334 192

Email: tung.tran@cnccounsel.com

Bùi Thị Minh Phương I Trợ lý Luật sư

Điện thoại: (84) 28 6276 9900

Email: phuong.bui@cnccounsel.com

Liên hệ

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY LUẬT TNHH CNC VIỆT NAM

Địa chỉ: 2A1 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 028 6276 9900

Hotline: 0916 545 618

Email: contact@cnccounsel.com

Website: cnccounsel

Sẽ rất vui khi bạn ghé thăm văn phòng của CNC bởi ở đó bạn sẽ được trao đổi với Luật sư phù hợp nhất với hoàn cảnh của bạn. Tất nhiên, nếu bạn không thể thu xếp để gặp trực tiếp, chỉ cần gửi email cho chúng tôi tại địa chỉ contact@cnccounsel.com hoặc gọi số máy (+84-28) 6276 9900.

Miễn trừ:

Bản tin này được chuẩn bị hoặc được sử dụng vì mục đích giới thiệu hoặc cập nhật cho khách hàng những thông tin về những vấn đề và/hoặc sự phát triển các quan điểm pháp lý tại Việt Nam. Các thông tin được trình bày tại bản tin này không tạo thành ý kiến tư vấn thuộc bất kỳ loại nào và có thể được thay đổi mà không cần phải thông báo trước.