Công cụ hỗ trợ đấu thầu cho doanh nghiệp

Công cụ hỗ trợ đấu thầu đóng vai trong vô cùng quan trọng, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc tham gia và trúng thầu các dự án là một mục tiêu chiến lược của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình đấu thầu không hề đơn giản, đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian, công sức và trí tuệ. Việc ứng dụng các công cụ hỗ trợ đấu thầu thông minh đã trở thành một yếu tố sống còn, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và gia tăng cơ hội chiến thắng.

Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về các công cụ hỗ trợ đấu thầu hiệu quả nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp bạn tự tin hơn trên con đường chinh phục các gói thầu tiềm năng.

Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng công cụ hỗ trợ đấu thầu?

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ dự thầu (“HSDT”) chất lượng và cạnh tranh đòi hỏi xử lý một khối lượng thông tin khổng lồ, từ việc tìm kiếm thông tin, phân tích hồ sơ mời thầu (“HSMT”), lập dự toán, đến việc nộp thầu và theo dõi kết quả. Toàn bộ quy trình này đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt nhiều yêu cầu từ các quy định của pháp luật về đấu thầu hiện hành đến yêu cầu của chủ đầu tư, vì vậy, việc thực hiện dự thầu thủ công rất dễ gặp phải các vấn đề sau:

Công cụ hỗ trợ đấu thầu cho doanh nghiệp

Rủi ro khi thực hiện dự thầu thủ công

Mặc dù thông qua Hệ thống Mạng đấu thầu Quốc gia, chúng ta sẽ tiếp cận được nguồn thông tin chính thống, nhưng Hệ thống này vẫn có những hạn chế nhất định về tính năng tìm kiếm và phân tích. Việc phải truy cập thủ công thường xuyên để theo dõi các thông báo mới có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội. Hơn hết, để có thể đánh giá chính xác các rủi ro thì việc sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ đấu thầu khác sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để những khó khăn này, từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh vượt trội cho doanh nghiệp. từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh vượt trội cho doanh nghiệp.

Các nhóm công cụ hỗ trợ đấu thầu phổ biến

Các công cụ hỗ trợ đấu thầu phổ biến trên thị trường hiện nay có thể chia thành các nhóm chính sau:

Nhóm công cụ hỗ trợ đấu thầu về “săn” và phân tích thông tin gói thầu

Đây là công cụ hỗ trợ đấu thầu giúp doanh nghiệp chủ động tìm kiếm, sàng lọc và nhận thông báo về các gói thầu phù hợp. Các phần mềm này hoạt động bằng cách tổng hợp và phân tích dữ liệu trực tiếp từ Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Các phần mềm tổng hợp và phân tích dữ liệu đấu thầu: Để giải quyết hạn chế của hệ thống mạng đấu thầu, nhiều công ty công nghệ đã phát triển các phần mềm chuyên biệt. Chúng cung cấp các tính năng mạnh mẽ hơn:

Tính năng của các phần mềm tổng hợp và phân tích dữ liệu đấu thầu

Nhóm công cụ hỗ trợ đấu thầu về lập và quản lý hồ sơ dự thầu

Sau khi tìm được gói thầu tiềm năng, việc phân tích HSMT và chuẩn bị HSDT là một giai đoạn đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác. Các công cụ hỗ trợ đấu thầu trong nhóm này giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc.

Phần mềm lập dự toán: Đây là công cụ hỗ trợ đấu thầu không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, xây dựng. Phần mềm lập dự toán giúp tính toán chi phí vật tư, nhân công, máy móc và các chi phí khác một cách tự động và chính xác, dựa trên các định mức và đơn giá chuẩn. Các phần mềm quản lý, dự toán chuyên dụng như GXD, Acitt thường tích hợp các module hỗ trợ lập hồ sơ dự thầu. Các tính năng chính:

Tính năng của các phần mềm hỗ trợ lập và quản lý hồ sơ dự thầu

Phần mềm quản lý tài liệu và phiên bản: Trong một dự án đấu thầu, có hàng trăm tài liệu được tạo ra và chỉnh sửa bởi nhiều thành viên khác nhau. Việc sử dụng các công cụ như Google Drive, Microsoft SharePoint hoặc các nền tảng quản lý dự án chuyên biệt (ví dụ: Asana, Trello) sẽ giúp:

Chức năng chính của phần mềm quản lý tài liệu và phiên bản

Phần Mềm Phân Tích Dữ Liệu Lịch Sử Trúng Thầu

Đây là một trong những tính năng nâng cao và mang tính chiến lược nhất của các nền tảng đấu thầu hiện đại. Thay vì chỉ đơn thuần tìm kiếm thông tin, các công cụ hỗ trợ đấu thầu này đi sâu vào phân tích mối quan hệ và hành vi đấu thầu trong quá khứ, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về thị trường để đưa ra quyết định thông minh. Các chức năng chính bao gồm:

Chức năng chính của phần mềm phân tích dữ liệu lịch sử trúng thầu

Việc phân tích dữ liệu lịch sử trúng thầu của đối thủ và bên mời thầu là một “vũ khí” lợi hại. Các công cụ này khai thác dữ liệu công khai từ kết quả lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

Nhóm công cụ phân tích rủi ro và tuân thủ pháp luật

Một HSDT tốt không chỉ là hồ sơ đầy đủ, mà còn phải an toàn về mặt pháp lý. Nhóm công cụ này giúp doanh nghiệp nhận diện và phòng tránh các rủi ro tiềm tàng ngay từ đầu.

Chức năng rà soát HSMT: Một số công cụ thông minh có thể rà soát toàn bộ HSMT và tự động highlight (đánh dấu) các điều khoản có khả năng vi phạm nguyên tắc công bằng, minh bạch của Luật Đấu thầu. Ví dụ: các điều kiện thanh toán bất lợi, các tiêu chí kỹ thuật quá khắt khe hoặc các yêu cầu không hợp lý.

Chức năng cảnh báo pháp lý: Tự động cập nhật các quy định pháp luật mới nhất về đấu thầu, và đưa ra cảnh báo khi các quy định này có thể ảnh hưởng đến các gói thầu hiện tại của doanh nghiệp.

Hiện nay, nhóm chức năng này có thể được tìm thấy ở trợ lý nhà thầu Bidwinner, trợ lý số cho nhà đầu tư thời đại 4.0 của nền tảng DauThau.Info hay thậm chí có thể được thực hiện tại các nền tảng ứng dụng AI như ChatGPT, Gemini, Copilot,…nếu thông tin đầu vào được đảm bảo.

Kết Luận

Trong kỷ nguyên số, việc chuyển đổi và ứng dụng công nghệ là xu thế tất yếu. Đầu tư vào các công cụ hỗ trợ đấu thầu không chỉ là một khoản chi phí mà là một sự đầu tư chiến lược, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn lực và quan trọng nhất là nâng cao đáng kể tỷ lệ trúng thầu. Việc lựa chọn những công cụ hỗ trợ đấu thầu phù hợp nhất với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp và tận dụng triệt để những công cụ hỗ trợ đấu thầu này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.