05 lưu ý đặc biệt khi làm rõ hồ sơ dự thầu
Trong bối cảnh hội nhập và phát triển, đấu thầu không chỉ là một quy trình mua sắm đơn thuần mà đã trở thành một hoạt động thương mại mang tính chiến lược, đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Một trong những giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến tính hợp lệ và khả năng cạnh tranh của hồ sơ, chính là quá trình làm rõ hồ sơ dự thầu. Đây không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là một cơ hội để bên mời thầu và nhà thầu cùng gỡ bỏ những vướng mắc, đảm bảo tính công khai, minh bạch và hiệu quả của gói thầu.
Bài viết này sẽ đi sâu phân tích 05 lưu ý đặc biệt, mang tính cốt lõi, mà các bên cần nắm vững khi thực hiện việc làm rõ hồ sơ dự thầu theo tinh thần của Luật Đấu thầu 2023 và các văn bản hướng dẫn mới nhất, từ đó tránh được những rủi ro pháp lý và tối đa hóa lợi thế cạnh tranh.
Khái niệm và thời điểm cần làm rõ hồ sơ dự thầu
Làm rõ hồ sơ dự thầu là quá trình chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu cung cấp hoặc giải thích các tài liệu, thông tin còn chưa rõ ràng, thiếu sót trong hồ sơ dự thầu đã nộp, nhằm phục vụ cho việc đánh giá một cách chính xác và khách quan. Về bản chất, đây là quyền và nghĩa vụ pháp lý của các bên để đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong đấu thầu.
Theo Điều 30 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc làm rõ hồ sơ dự thầu được thực hiện sau thời điểm mở thầu. Cụ thể, chủ đầu tư có quyền yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung các tài liệu còn thiếu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm. Đáng chú ý, Nghị định cũng cho phép nhà thầu tự gửi tài liệu làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm nếu phát hiện thiếu sót sau khi đóng thầu.
Một ví dụ cụ thể, nếu hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu một giấy phép kinh doanh hoặc chưa thể hiện rõ năng lực tài chính, chủ đầu tư có thể yêu cầu làm rõ, bổ sung các giấy tờ này. Điều này khác biệt hoàn toàn với việc làm rõ hồ sơ mời thầu vốn diễn ra trước thời điểm đóng thầu, theo đó nhà thầu có quyền yêu cầu chủ đầu tư làm rõ các nội dung trong hồ sơ mời thầu.
Những tình huống làm rõ hồ sơ dự thầu phổ biến thường bao gồm các trường hợp hồ sơ dự thầu còn thiếu hoặc chưa rõ các tài liệu chứng minh về:
Những tình huống làm rõ hồ sơ dự thầu phổ biến
Thủ tục làm rõ hồ sơ dự thầu
Quá trình làm rõ hồ sơ dự thầu cần tuân thủ một thủ tục chặt chẽ và chuyên nghiệp
- Chủ thể có quyền yêu cầu: Chủ đầu tư là chủ thể có quyền gửi yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu. Theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, việc yêu cầu làm rõ phải do chủ đầu tư thực hiện. Nhà thầu không được tự ý gửi hồ sơ làm rõ nếu chưa có yêu cầu từ chủ đầu tư.
- Trách nhiệm trả lời: Nhà thầu có hồ sơ dự thầu được yêu cầu làm rõ có trách nhiệm chuẩn bị văn bản trả lời và cung cấp tài liệu bổ sung (nếu có). Nội dung trả lời phải giải thích hoặc bổ sung chính xác các thông tin theo yêu cầu và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của tài liệu đã cung cấp.
- Hình thức: Yêu cầu làm rõ và trả lời phải được lập bằng văn bản. Theo khoản 4 Điều 30 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải “thể hiện bằng văn bản và được chủ đầu tư bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu”.
- Thời hạn: Nghị định không quy định thời hạn cụ thể, nhưng yêu cầu các bên phải thực hiện việc làm rõ trong một khoảng thời gian hợp lý để không làm ảnh hưởng đến tiến độ đấu thầu. Nếu quá hạn hoặc trả lời không đầy đủ, chủ đầu tư có thể chỉ xem xét hồ sơ dự thầu gốc đã nộp.
05 lưu ý đặc biệt khi làm rõ hồ sơ dự thầu
Để đảm bảo quá trình làm rõ diễn ra hiệu quả và hợp pháp, các bên cần đặc biệt lưu ý 05 nguyên tắc sau:
Lưu ý 1: Không được bổ sung, thay đổi bản chất của hồ sơ dự thầu.
Đây là nguyên tắc quan trọng nhất. Làm rõ chỉ là giải thích hoặc bổ sung thông tin đã có, không được thay đổi hoặc thêm mới các nội dung cốt lõi của hồ sơ dự thầu đã nộp. Khoản 3 Điều 30 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định rõ: “việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu”. Việc thay đổi sản phẩm, giải pháp kỹ thuật, hoặc phương án thi công sẽ bị coi là vi phạm và có thể dẫn đến việc hồ sơ dự thầu bị loại.
Lưu ý 2: Không được làm thay đổi giá dự thầu.
Mọi hoạt động làm rõ phải tuân thủ nguyên tắc không làm thay đổi giá dự thầu, giá trị chào thầu, hoặc giá của từng hạng mục trong hồ sơ dự thầu. Việc làm rõ chỉ được phép liên quan đến các vấn đề kỹ thuật, năng lực, kinh nghiệm, không được phép tác động đến yếu tố tài chính đã được niêm phong. Khoản 3 Điều 30 Nghị định 214/2025/NĐ-CP khẳng định “việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi… giá dự thầu”.
Lưu ý 3: Đảm bảo công bằng, minh bạch và không phân biệt đối xử.
Nguyên tắc công bằng, minh bạch và không phân biệt đối xử (Điều 4 Luật Đấu thầu 2023) phải được áp dụng xuyên suốt quá trình làm rõ. Cùng một nội dung chưa rõ nếu xuất hiện trong hồ sơ dự thầu của nhiều nhà thầu, chủ đầu tư phải yêu cầu làm rõ với tất cả các nhà thầu đó một cách đồng nhất. Mọi yêu cầu và câu trả lời phải được thực hiện bằng văn bản và được lưu trữ đầy đủ.
Lưu ý 4: Chủ đầu tư có quyền xác minh tài liệu.
Khoản 5 Điều 30 Nghị định 214/2025/NĐ-CP trao quyền cho chủ đầu tư được xác minh tính xác thực của các tài liệu do nhà thầu cung cấp. Điều này cho phép chủ đầu tư chủ động kiểm tra thông tin với các tổ chức, cá nhân có liên quan để đảm bảo tính trung thực và chính xác của hồ sơ làm rõ.
Lưu ý 5: Lưu trữ đầy đủ hồ sơ làm rõ.
Tất cả các tài liệu trao đổi (văn bản yêu cầu làm rõ của chủ đầu tư, văn bản trả lời kèm tài liệu bổ sung của nhà thầu) đều là một phần không thể thiếu của hồ sơ dự thầu. Việc lưu trữ đầy đủ và có hệ thống là bắt buộc để phục vụ công tác giám sát, thanh tra, kiểm tra và giải quyết kiến nghị sau này. Điều này cũng giúp các bên có bằng chứng rõ ràng khi phát sinh tranh chấp.
Tóm lại, làm rõ hồ sơ dự thầu là một khâu quan trọng và cần được thực hiện một cách nghiêm túc, tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật. Với sự thay đổi của Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 214/2025/NĐ-CP, các nguyên tắc về tính không thay đổi bản chất, không thay đổi giá, và sự công bằng, minh bạch càng được đề cao. Việc nắm vững những lưu ý này không chỉ giúp các bên đảm bảo tính hợp pháp của quy trình mà còn là chìa khóa để đạt được kết quả đấu thầu khách quan và hiệu quả.
Phụ trách
 |
Nguyễn Lê Anh Thư | Trợ lý luật sư
Điện thoại: (84) 28 6276-9900 Email: thu.nguyen@cnccounsel.com |
Liên hệ
Bất kỳ ý kiến đóng góp, hiệu chỉnh nào của độc giả đối với các nội dung trong bài viết này hoặc cần CNC hỗ trợ thêm, vui lòng gửi về:
CÔNG TY LUẬT TNHH CNC VIỆT NAM
Địa chỉ: The Sun Avenue, 28 Mai Chí Thọ, Phường Bình Trưng, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: (84) 28-6276 9900
Hotline: (84) 916-545-618
Email: contact@cnccounsel.com
Website: cnccounsel
Miễn trừ:
Bản tin này được chuẩn bị hoặc được sử dụng vì mục đích giới thiệu hoặc cập nhật cho khách hàng những thông tin về những vấn đề và/hoặc sự phát triển các quan điểm pháp lý tại Việt Nam. Các thông tin được trình bày tại bản tin này không tạo thành ý kiến tư vấn thuộc bất kỳ loại nào và có thể được thay đổi mà không cần phải thông báo trước.
